Planification de la santé et de la sécurité psychologiques

Apprenez à établir des objectifs et des lignes directrices afin de respecter les exigences et les règlements. Découvrez comment avoir un mécanisme proactif d’équilibre des pouvoirs. Cela aidera à définir des objectifs et des critères de reddition de compte à tous les niveaux de l’organisation. 

La section Planification (4.3) de la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail précise que : « [l]e processus de planification est nécessaire à l’établissement de cibles et d’objectifs pertinents. Il doit également permettre la conformité aux exigences juridiques, aux règlements applicables et aux exigences opérationnelles ainsi que la prise d’un engagement en faveur de l’amélioration continue. » L’information qui suit peut aider à atteindre cet objectif.

Rôle du comité de santé et de sécurité

Le fait d’avoir un système de gestion de la santé et de la sécurité psychologiques (SSP) protège les travailleurs contre les dommages psychologiques. Selon la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail (la Norme), la première étape est un comité de santé et de sécurité. Si un tel comité existe déjà, ajoutez ce qui suit à sa liste de responsabilités :

• l’identification des risques au travail;
• la prise de mesures favorisant la santé et la sécurité psychologiques.

Certaines organisations choisissent de créer des sous-comités pour s’occuper de ces questions. Votre comité de santé et de sécurité jouera un rôle important dans votre système de gestion de la SSP et il aura les responsabilités suivantes :

• S’assurer que son mandat met notamment l’accent sur la SSP. 
• Se familiariser avec les facteurs ayant une incidence sur la SSP au travail.
• Participer à l’établissement de la base référence de l’organisation en matière de SSP et élaborer des plans pour aborder les préoccupations. Pour plus d’information, consultez la page Protégeons la santé mentale au travail.
• Établir un processus pour soulever les problèmes d’ordre général liés à la SSP au travail.
• Établir un processus de suivi et de communication des résultats des activités liées à la SSP.
• Créer un processus pour soumettre les problèmes et préoccupations du comité à la haute direction pour résolution.
• Aider à réduire la stigmatisation associée à la maladie mentale en appuyant des initiatives qui visent à accroître la sensibilisation auprès de tous les employés.
• Se concentrer sur les problèmes de SSP au travail plutôt que sur les problèmes de santé mentale individuels des employés.
• Les membres du comité du comité devraient être formés pour répondre de manière appropriée et efficace aux employés ayant des problèmes de santé mentale. Il s'agirait notamment d'orienter les employés vers les ressources appropriées et de préserver la confidentialité. 
• Demander aux membres du comité de montrer un comportement qui favorise la santé et la sécurité psychologiques.

Examen de la situation – Établir une base de référence

Une évaluation de base consiste à déterminer les dangers liés à la SSP au travail. Cela peut comprendre l’utilisation des données existantes. Pour vous aider à commencer, tenez compte de ce qui suit :

• Protégez la confidentialité des personnes pendant la collecte des données en résumant les moyennes plutôt que des statistiques personnelles pour produire des rapports.
• Envisagez d’utiliser les indicateurs existants, lesquels peuvent inclure : 
  
  • les taux de roulement;
  • les nombres de plaintes ou de griefs;
  • les données sur l’invalidité, les prestations et le programme d’aide aux employés et à la famille;
  • les taux d’absentéisme;
  • les taux d’usage problématique de substances;
  • les données sur le retour au travail et les mesures d’adaptation;
  • les principales catégories de diagnostic pour les cas d’invalidité de courte et de longue durée;
  • une analyse des rapports d’accident et d’incident, des plaintes d’employés et des enquêtes;
  • les résultats des sondages ou examens organisationnels.
• •    Évaluez les facteurs psychosociaux au travail. Utilisez les ressources gratuites accessibles sur le site  Protégeons la santé mentale au travail, qui comprend des outils et des lignes directrices pour les étapes Examen, Action et Évaluation. 

La Norme cite également d’autres facteurs de stress chronique qui ont été identifiés par les travailleurs. Consultez les Stratégies de santé et de sécurité psychologiques propres à certains secteurs d’activité pour obtenir de plus amples renseignements.

Autres conseils et outils :

• L’exemple d’instrument d’audit | PDF, offert gratuitement, permet de voir ce qui est déjà en place au sein de votre organisation. Il examine également les mesures qui pourraient être prises pour satisfaire aux exigences de la Norme nationale. La plupart des organisations sont surprises de constater qu’elles contribuent déjà d’une manière significative à un espace de travail psychologiquement sain et sécuritaire. N’oubliez pas de sauvegarder le document PDF sur votre ordinateur avant de remplir le formulaire afin de garder les renseignements que vous saisissez.)
• L’article Recommandations politiques en matière de santé et sécurité psychologiques vous permet d’examiner les répercussions possibles sur la SSP à chaque étape du cycle de vie de l’emploi.
• Examinez la législation pertinente portant sur :
  • les droits de la personne; 
  • la santé et la sécurité au travail;
  • la prévention de la violence et du harcèlement au travail;
  • le travail et l’emploi;
  • la rémunération du personnel;
  • les normes, les codes et les lignes directrices;
  • l’accessibilité pour les personnes handicapées.
• Consultez les pratiques exemplaires de votre industrie ou association.
• Familiarisez-vous avec votre programme d’aide aux employés et à la famille afin de répondre encore mieux aux problèmes de santé mentale. L’article Programmes d’aide aux employés et troubles de santé mentale propose des stratégies.
• Tenez compte des études scientifiques pertinentes.

Vous n’arrivez pas à trouver ce que vous recherchez? Ne vous inquiétez pas. Probablement aucune organisation n’a facilement accès à toutes les données suggérées ci-dessus. Commencez par recueillir les données qui sont disponibles et déterminez les autres données qu’il pourrait être utile de recueillir ultérieurement. Préparez un rapport sur les conditions de base et utilisez celui-ci pour suivre les tendances pendant la mise en place de votre système de gestion de la SSP. Utilisez cette information pour adapter votre approche ou déceler des occasions.

Fixer des objectifs et des cibles

Il existe plusieurs stratégies susceptibles d’améliorer la SSP au travail. Ces stratégies peuvent également contribuer à améliorer le moral des employés, à réduire les accidents, les blessures et les congés de maladie. Elles peuvent également favoriser l’accroissement de la productivité, de l’innovation et de la créativité. Le choix de la stratégie la plus utile pour votre organisation et vos employés est une partie importante de la planification. Pour vous aider à commencer, considérez ce qui suit :

• Déterminez comment vous aborderez tout problème pouvant toucher la sécurité psychologique, comme l’intimidation, le harcèlement, la violence ou la discrimination.
• Il existe différentes façons de choisir les facteurs psychosociaux à aborder en premier : 
  
  • Points forts.  Cela vous permet de tirer profit des mesures positives déjà en place. Par exemple, si le soutien psychologique représente un point fort de l’organisation, cela peut être l’occasion pour les employés de s’exprimer sur la mesure dans laquelle ils se sentent appuyés au travail. Cela peut servir d’exemple à tous de la façon de contribuer à un espace de travail sain et sécuritaire sur le plan psychologique.
  • Secteurs de préoccupation. Cela peut vous aider à réduire les risques en premier. Par exemple, si les services de soutien psychologique représentent un aspect à améliorer, cela peut être l’occasion de revoir vos politiques relatives aux mesures d’adaptation et de retour au travail. Assurez-vous de porter une attention particulière à la santé mentale.
  • Sujets sur lesquels les perceptions de la direction et des employés diffèrent. Cela peut vous aider à trouver des occasions d’améliorer la communication et le changement. Par exemple, peut-être que la direction croît que les services de soutien psychologique de l’organisation constituent un point fort, mais que les employés croient le contraire? Vous pourriez décider d’organiser des groupes de discussion pour vous aider à comprendre les différents points de vue et à prendre des mesures.
  • Rétroaction des employés. Cela peut fournir des conseils sur les facteurs psychosociaux qui semblent prioritaires. Cela peut démontrer un engagement envers une participation significative des employés. Parmi les exemples de participation, mentionnons les groupes de discussion, les rencontres du personnel ou d’équipe ou d’autres occasions qui permettent d’obtenir une rétroaction et des commentaires.

Élaborer un plan de mise en œuvre 

Une fois que vous avez terminé l’examen de la situation et que vous avez fixé des objectifs, il est temps d’élaborer des stratégies pour votre plan de mise en œuvre.  

Les stratégies peuvent inclure :

• l’harmonisation avec les cibles ou objectifs organisationnels établis;
• la satisfaction des besoins organisationnels qui ont été cernés;
• des tactiques et mesures particulières en lien avec les objectifs et cibles établis;
• les idées des principaux participants, y compris un comité de planification officiel, s’il y a lieu.

Incluez un plan de communication détaillé qui explique la façon et le moment d’informer les employés et de les faire participer. Le plan devrait inclure un lancement officiel de l’initiative, des communications et des mises à jour continues, et les étapes importantes.

Établissez un calendrier pour mesurer, analyser et communiquer les résultats. Élaborez une approche d’amélioration continue qui utilise les résultats pour orienter les prochaines étapes.

Anticipez les réactions possibles à votre plan (adapté du site « Protégeons la santé mentale au travail ») :

• Pertinence : Le plan est-il pertinent compte tenu des besoins et des ressources de votre organisation?
• Acceptabilité : Le plan est-il acceptable pour toutes les parties intéressées? Cela comprend  la direction, les employés, le syndicat et les clients.
• Accessibilité : Le plan est-il disponible et accessible pour toutes les parties intéressées? Vous pourriez tenir compte de la langue et de l’emplacement physique.
• Efficacité : Le plan est-il compatible avec les preuves indiquant que les résultats correspondent aux besoins de votre organisation?
• Efficience : Le plan peut-il être mis en place au moment opportun à un coût raisonnable?
• Sécurité : Le plan pourrait-il présenter un risque involontaire pour la santé ou la sécurité des parties concernées?

Lorsque votre plan est terminé, il est temps de le mettre en œuvre.

Renforcer les initiatives existantes

La majorité des organisations ont des initiatives en place qui favorisent un espace de travail sain et sécuritaire sur le plan psychologique. Ces initiatives peuvent inclure des activités de mieux-être, des stratégies de mobilisation des employés, de bonnes pratiques de gestion, des événements à caractère social pour les employés, un programme de formation et des avantages sociaux. Passez en revue ce dont vous disposez, puis :

• Explorez des moyens d’améliorer les initiatives existantes. Utilisez un groupe qui représente les intervenants au travail. Il peut s’agir de gestionnaires, de représentants syndicaux, de représentants des comités de santé et de sécurité au travail et des employés.
• Élargissez ou intégrez les initiatives existantes à d’autres secteurs de votre organisation.
• Intégrez de bonnes pratiques aux politiques et procédures. Cela peut aider à assurer la durabilité des initiatives existantes. 
• Établissez des mesures d’efficacité pour chacune des initiatives existantes. Ensuite, mettez en place un processus d’amélioration continue.
• Élargissez la boucle de rétroaction. Cela permet de s’assurer qu’un plus grand nombre d’intervenants commentent, participent et contribuent.

Établir un plan d’évaluation efficace

Tandis que vous préparez la mise en place de votre système de gestion de la SSP, il est important de décider de quelle façon vous évaluerez la portée du plan et de quels facteurs vous tiendrez compte. Cela permet de déterminer si votre plan est efficace. Consultez Planification des évaluations pour la santé et la sécurité psychologiques. Pour vous aider à commencer, tenez compte des points suivants :

• Déterminez l’objet de l’évaluation. Quels sont les engagements mesurés? Il pourrait s’agir de la responsabilisation, de l’amélioration de la qualité, de résultats particuliers, de la rentabilité, de l’adhésion ou de la viabilité.
• Déterminez le mode de rétroaction. Le processus doit inclure des intervenants de tous les niveaux. Il peut s’agir de: décideurs de l’organisation, de superviseurs, de représentants syndicaux, de représentants des services de santé au travail et d’employés.
• Déterminez les résultats à court et à long terme. Le changement prend du temps. Déterminez et soulignez les premiers gains, comme le nombre de participants et ce qui a été accompli. Cela peut aider à améliorer le moral des employés et leur engagement envers le processus à long terme, ce que vous évaluerez au regard des données de référence.
• Utilisez les conclusions de l’évaluation des résultats à court terme pour modifier le plan. Ces résultats peuvent montrer les éléments qui fonctionnent bien et ceux qui doivent être revus et possiblement changés.
• Recueillez les résultats à long terme et utilisez-les pour analyser l’efficacité globale de chaque partie de votre plan. L’évaluation des résultats à long terme devrait comparer les objectifs aux résultats. On utilisera les tendances fondées sur les données de référence pour déterminer l’impact des initiatives sur l’organisation. Ces tendances peuvent inclure la réduction de l’absentéisme, du roulement et des conflits, et une mobilisation accrue des employés.

Fixer des objectifs et des indicateurs pour la reddition de compte

L’établissement d’indicateurs pour la reddition de compte permet de s’assurer que toutes les parties intéressées sont reconnues pour leur contribution à un espace de travail sain et sécuritaire sur le plan psychologique.

• Demandez à la haute direction d’adopter une directive organisationnelle. Celle-ci indiquerait que la SSP doit être intégrée dans la planification et la prise de décision stratégique. Cela peut être aussi simple que de demander chaque fois : « Quelles seront les retombées de cette décision sur la SSP de nos employés? »
• Assurez-vous que les gestionnaires comprennent leur rôle quant aux résultats en matière de SSP. Cela devrait faire partie de chaque évaluation annuelle du rendement, de la gestion et du service.
• Offrez des primes d’encouragement aux gestionnaires qui abordent ou règlent de façon proactive les problèmes au travail qui peuvent également avoir une incidence sur le résultat net : 
  
  • Résolution efficace des conflits. Ciblez les gestionnaires qui ont une approche particulièrement efficace en gestion des conflits et confiez-leur un rôle de mentor auprès des collègues.
  • Élimination des incidents d’intimidation et de harcèlement. Félicitez les équipes qui travaillent d’une façon sécuritaire sur le plan psychologique.
  • Augmentation de la mobilisation des employés. Félicitez ou récompensez les gestionnaires ayant les meilleurs résultats en matière de mobilisation des employés.
  • Amélioration du taux de réussite des retours au travail. Félicitez les gestionnaires ayant le plus haut taux de retours au travail réussis et durables.
• Reconnaissez la contribution à la SSP dans le cadre des évaluations de rendement et au moyen de stimulants pécuniaires. Vous pourriez demander à chaque personne de dire en quoi elle a contribué à la SSP au cours du dernier exercice. Vous pourriez demander à un haut dirigeant de les remercier personnellement, demander à un gestionnaire de les inviter à dîner, ou leur offrir une autre forme de reconnaissance.
• Reconnaissez la contribution d’un service ou d’une équipe à la réalisation des objectifs de SSP. Pour souligner une action positive, vous pourriez offrir un dîner à l’équipe ou ajouter la photo des membres de l’équipe dans un bulletin. Les contributions positives pourraient prendre la forme de bénévolat, d’une collecte de fonds ou d’un soutien d’un employé qui ne va pas bien.

Foire aux questions

Quel est le bon moment pour commencer un système de gestion de la SSP?

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