Stratégies d'orientation favorisant la sécurité psychologique

La préparation de l’orientation est essentielle pour que vous puissiez faire part à l’employé de ce à quoi il peut s’attendre de cette expérience et lui donner l’occasion de poser des questions ou de faire des demandes. Il n’est pas inhabituel que des exigences professionnelles viennent interrompre le processus d’orientation prévu. Prévoyez dans votre plan la possibilité de revenir sur l’orientation dans deux à trois semaines pour rattraper toute partie du processus qui aurait été manquée ou négligée.

Vous voudrez peut-être fournir un lien vers la page Commencer un nouvel emploi pour toute nouvelle embauche. Cela permet aux employés d’acquérir des stratégies pour gérer le stress et favoriser leur propre réussite. Vous pourriez également copier et modifier le contenu en y ajoutant toute information propre au poste que vous souhaitez inclure. 

Sur cette page, nous partageons des stratégies et des mesures que vous pouvez mettre en œuvre pour vous assurer que votre processus d’orientation :

• favorise les relations entre l’employé et ses collègues, le leader et l’organisation; 
• fournit des attentes claires quant au rôle de l’employé et à la façon dont son succès sera mesuré; 
• recueille des informations sur la manière dont les employés aiment recevoir une rétroaction constructive et sur la manière dont ils aiment être reconnus pour leur travail; 
• soutient la croissance continue des employés au sein de l’entreprise en posant des questions pour aider l’organisation à comprendre les objectifs des employés, et fait part des ressources et des occasions susceptibles de les aider à continuer d’évoluer; 
• comprend le soutien et l’orientation des personnes dont le poste, le rôle ou le travail au sein de l’organisation a considérablement changé.

Favoriser les relations

De nombreux employés qui commencent dans une nouvelle organisation, un nouveau service ou une nouvelle équipe peuvent éprouver un sentiment de nervosité ou des craintes à l’idée de rencontrer de nouvelles personnes et de créer de nouvelles relations de travail. Voici quelques stratégies et mesures que vous pouvez adopter pour faciliter ces nouvelles relations.

Avec les collègues

• Demandez à l’équipe de préparer une carte de bienvenue, d’envoyer un courriel ou une vidéo de bienvenue à l’employé avant son arrivée, ou de l’attendre à son arrivée sur son lieu de travail, même si c’est à son domicile. 
• Au cours des premières semaines, demandez à différents membres de l’équipe de se joindre à l’employé pour des discussions autour d’un café, en personne ou virtuellement. Vous devriez préparer cela avant le premier jour de l’employé en ajoutant les discussions à son calendrier, de sorte que lorsqu’il ouvrira son calendrier pour la première fois, les événements y seront déjà inscrits pour lui. La première semaine au sein d’une nouvelle organisation peut ressembler à un tourbillon d’événements. En espaçant ces discussions, on évite de donner aux nouveaux employés l’impression que l’occasion de rencontrer les membres de l’équipe et d’entrer en contact avec eux se termine après la première semaine, et l’on peut aider à empêcher que les employés introvertis se sentent dépassés par les interactions sociales. 

Avec leur superviseur

• Le superviseur de l’employé devrait prendre contact avec lui avant son premier jour pour se présenter et lui souhaiter la bienvenue au sein de son équipe. 
• Offrez à l’employé une discussion en tête-à-tête autour d’un café le premier jour, si cela est possible. Si les deux sont du coin, ils peuvent se rencontrer dans un café. Si l’employé travaille virtuellement ou à distance dans une autre ville, pensez à lui envoyer une carte-cadeau dans son café local et à prendre un café virtuel ensemble. 

Avec l’organisation

• Créez un portail ou mettez en place un document numérique où l’employé peut : 
  
  • accéder aux liens clés et à la documentation pertinente, comme les politiques et les ressources
  • comprendre le jargon et les acronymes courants utilisés au sein de l’organisation
  • savoir à quoi il peut s’attendre dès son premier jour pour le motiver dans son nouveau rôle
  • découvrir la culture organisationnelle et les attentes actuelles en ce qui a trait à l’interaction. Si votre organisation favorise la sécurité psychologique, vous voudrez peut-être orienter les nouveaux employés vers cette culture à l’aide d’une ressource gratuite comme Être un employé consciencieux.
• Avant son arrivée, demandez à l’employé de remplir un document « À propos de moi » qui pose des questions telles que : 
  
  • Quelles sont vos collations préférées? 
    
    • Vous pouvez en offrir sur son lieu de travail à son arrivée, dans la salle de pause du personnel, ou les envoyer dans un panier de bienvenue à son domicile. 
  • Quelles sont les émissions que vous avez regardées en boucle ces derniers temps? 
    
    • Cela peut contribuer à démarrer une conversation et fournir un sujet sur lequel vous pourrez revenir plus tard. 
  • Quelles sont vos stratégies d’adaptation clés en cas de stress?
    • Vous pouvez puiser dans ces activités pour soutenir l’employé s’il se sent dépassé par son travail. 
  • Quelles sont vos boissons chaudes préférées? 
    
    • Les collègues peuvent désormais s’échanger des recommandations de cafés ou savoir quoi commander s’ils ont l’intention d’offrir un cadeau à l’employé. 
  • Quels sont vos passions, vos passe-temps ou vos activités préférées en dehors du travail? 
    
    • Cela peut vous aider à comprendre qui est la personne derrière l’employé, et fournit des points de discussion de suivi. 
• Les nouveaux employés interagiront et collaboreront avec diverses personnes ne faisant pas partie de leur équipe. Il peut s’agir de membres d’autres services, divisions ou emplacements, ainsi que de fournisseurs et de clients habituels. Trouvez des occasions de présenter personnellement l’employé à ces personnes et prenez le temps de faire part de l’expérience et des compétences auxquelles vous attachez une grande valeur chez chacune de ces personnes. 
• Montrez une vidéo ou une présentation de bienvenue enthousiaste et énergique à l’employé. Veillez à ce qu’elle comprenne la direction, les valeurs fondamentales et les objectifs clés afin de convaincre l’employé de l’influence qu’il aura en travaillant dans cette organisation. 
• Prenez également le temps de préciser l’influence que son rôle professionnel aura sur son équipe, son service, l’organisation et la société. 

Assurer la clarté des attentes

• Indiquez clairement les objectifs de travail, les tâches, les compétences ou les quotas qui doivent être atteints pour être considérés comme réussis. 
• Informez l’employé du délai maximal dans lequel il peut s’attendre à recevoir sa première révision du poste, et de ce qu’il peut attendre de ce processus, notamment de la personne qui l’effectuera, du lieu où il pourrait se tenir et de ce qui se passera. 
• Posez des questions pour avoir une idée de la manière dont vous pouvez soutenir sa réussite dans ce nouveau rôle. Voici quelques exemples :
  
  • Décrivez votre idée d’un bon leader. Qu’en est-il d’un leader difficile?
    
    • Cela peut aider les leaders à comprendre comment ils peuvent le mieux soutenir et motiver leur nouvel employé, ainsi que les actions ou les styles de leadership à éviter. 
  • Qu’est-ce que vous trouvez le plus stressant dans un environnement de travail, et comment gérez-vous ce stress?
    
    • Les leaders ne peuvent pas éviter les déclencheurs de stress de chaque employé au travail, mais en nous y sensibilisant, nous pouvons nous y préparer et savoir comment mieux les soutenir si ou quand cela se produit. 
  • De quoi avez-vous besoin de la part de votre leader ou de l’organisation pour réussir?
    
    • Donnez-leur l’espace nécessaire pour partager leurs idées et leurs solutions, et notez le rôle que vous pouvez jouer. 
  • De quelle manière aimez-vous recevoir de la rétroaction au travail? 
    
    • La rétroaction fait partie du perfectionnement de l’employé et, lorsqu’elle est fournie dans un esprit de solidarité, elle contribue à cultiver la confiance entre l’employé et son leader. Vous pouvez utiliser le formulaire de préférences en matière de rétroaction pour vous aider.
  • De quelle manière aimez-vous être reconnu ou récompensé au travail? 
    
    • Il est important de nous assurer que nous reconnaissons les résultats du travail de l’employé ainsi que ses efforts. Le fait de savoir comment il aime recevoir de la reconnaissance rend celle-ci plus authentique lorsque nous la lui exprimons. Vous pouvez utiliser le formulaire de préférences en matière de reconnaissance pour vous aider.

Faire un suivi

• Les superviseurs et/ou les gestionnaires devraient reprendre contact avec l’employé à la date anniversaire de sa première semaine, de son premier mois et de sa première année. 
  
  • Ces conversations informelles peuvent aider un leader à comprendre comment le processus d’orientation soutient l’employé et à déterminer les points que l’on peut continuer d’améliorer. 
  • C’est aussi l’occasion pour l’employé et ses leaders de fixer des objectifs pour cette première année et de créer un plan pour les atteindre. 
• Demandez au leader et à l’employé de se rencontrer pour une révision officielle après trois mois. Ce processus pourrait devenir la structure d’une révision annuelle à l’avenir.
  
  • Lors de cette révision du poste, le leader peut indiquer si l’employé atteint les objectifs de travail, les tâches, les compétences ou les quotas fixés lors de son embauche. Décrivez ceux qui seront mis en place à l’avenir.
  • C’est également une excellente occasion de poser des questions à l’employé :
    
    • pour obtenir une rétroaction sur son expérience globale du processus d’orientation et sur la manière dont l’organisation peut continuer à l’améliorer
    • pour connaître son expérience globale des relations de travail avec les collègues, les autres employés, les clients ou autres
    • pour connaître son niveau actuel de stress ou d’inquiétude relativement à sa capacité de répondre aux attentes du poste
    • pour savoir ce dont il a besoin de la part de son leader pour réussir dans son rôle professionnel
    • pour connaître ses objectifs de carrière à long terme et les possibilités de formation continue ou de perfectionnement dont il pourrait avoir besoin pour les atteindre

Offrir des possibilités de croissance 

• Créez une liste de ressources de formation ou de sujets qui ont favorisé la réussite des employés lorsqu’ils occupaient un rôle semblable.  Faites savoir au nouvel employé si l’une ou l’autre de ces ressources est mise à sa disposition et comment il peut y accéder. Il peut s’agir de cours, de livres ou de sites Web gratuits ou payants. Les programmes de formation devraient être répartis tout au long de l’année afin que les nouveaux employés aient la possibilité de mettre en pratique ce qu’ils ont appris dans un cours avant d’en suivre un autre. 
• Rencontrez les personnes clés. Organisez un événement social au cours duquel les personnes des principaux services se réunissent et donnent une brève description des activités de leur service, de leur collaboration avec les autres services et de l’influence de leur service sur les objectifs de l’organisation. Ces personnes peuvent raconter leur parcours au sein de l’entreprise et donner aux nouveaux employés l’occasion de leur poser des questions au sujet de leur rôle, de la façon dont elles sont arrivées là, des défis qu’elles ont relevés et des conseils qu’elles ont à donner. 
• Attribuez un mentor à chaque nouvel employé. Le mentor peut être toute personne qui connaît bien l’organisation et qui serait en mesure d’aider l’employé à s’adapter aux facteurs de stress de son travail. L’idéal serait que le mentor puisse également soutenir la croissance et le perfectionnement des employés.
• Favorisez l’accès aux possibilités d’apprentissage. Si votre organisation dispose de son propre programme de gestion de l’apprentissage, ou si un programme est mis à la disposition de tous les employés par une source extérieure, veillez à organiser une séance d’apprentissage au cours de laquelle les nouveaux employés apprennent à accéder à la plate-forme, à s’inscrire à des cours et à tirer le meilleur parti de la formation qui leur est proposée. 
• Créez une cohorte. Si vous avez plusieurs employés qui commencent un nouveau poste en même temps, envisagez de les diviser en cohortes qui ne sont pas propres à un service ou à un rôle. Cela peut être l’occasion pour eux de favoriser les relations sur le lieu de travail, la communauté et le soutien. Envisagez de réunir ces cohortes pour une séance au cours de laquelle vous désignez un leader pour chaque groupe et demandez que l’on tienne des séances régulières au cours desquelles les membres de la cohorte peuvent faire part de leur évolution et de quelque chose qui s’est produit cette semaine-là et qui a été ressenti comme une victoire. Enfin, demandez à chaque membre de la cohorte et au leader de partager à tour de rôle une difficulté ou une erreur, et accordez 5 minutes aux autres membres pour les aider à surmonter la difficulté ou à résoudre l’erreur. Cet exercice peut empêcher les employés de se sentir isolés, les aider à établir des liens solides et réduire la peur qui accompagne l’expression des difficultés et des erreurs. 

Changer les rôles au sein de l’organisation

L’orientation devrait également avoir lieu lorsque l’employé reste dans la même entreprise mais que son rôle change de manière importante. Les changements de poste peuvent découler d’une promotion ou d’une mutation latérale, ou encore d’ajustements structurels au sein de l’organisation, comme une fusion, qui peuvent amener l’employé à changer d’équipe, de service ou de rôle. 

Reconnaissez que ces changements et ajustements ne se produisent pas toujours parce que le nouvel employé le souhaitait. Il pourrait entrer dans ces nouvelles fonctions en ne sachant pas trop ce qui l’attend, en se sentant mal préparé, frustré ou triste de quitter son ancienne équipe. 

Ces idées pourraient aider l’employé à se sentir soutenu et à se préparer à la réussite : 

• Demandez au superviseur, au gestionnaire ou au leader concerné de dresser une liste des objectifs, des tâches, des compétences ou des quotas que l’employé doit atteindre dans son nouveau rôle pour que cela soit considéré comme une réussite. 
• Rencontrez l’employé pour passer en revue les questions ci-dessous avant la fin de sa première semaine, puis prévoyez une réunion de suivi dans les trois premiers mois de son entrée dans ses nouvelles fonctions. Il a peut-être répondu à ces questions dans son ancien rôle, mais ses réponses ont probablement changé. 
  
  • De quoi avez-vous besoin de la part de votre leader pour réussir dans ce nouveau rôle?
  • Qu’allez-vous faire différemment pour favoriser votre réussite dans ce nouveau rôle? 
  • De quelle manière aimez-vous recevoir de la rétroaction au travail?
    
    • Vous pouvez utiliser le formulaire de préférences en matière de rétroaction pour vous aider.
  • De quelle manière aimez-vous être reconnu au travail?
    
    • Vous pouvez utiliser le formulaire de préférences en matière de reconnaissance pour vous aider.
• Créez des occasions pour l’employé de favoriser les relations avec : 
  
  • ses nouveaux collègues, collaborateurs ou supérieurs directs en organisant des discussions autour d’un café afin qu’il puisse faire connaissance et établir des relations de travail solides; 
  • les collègues avec lesquels il peut collaborer dans différents services afin de mieux comprendre le déroulement de son travail; 
  • les clients clés ou les clients dont l’employé pourrait être responsable dans son nouveau rôle. 
• Reconnaissez que les premières semaines dans ces nouvelles fonctions seront une période de transition pour l’employé. En plus d’apprendre de nouvelles choses ou de s’adapter à de nouvelles attentes, il pourrait également soutenir son ancienne équipe dans la tâche dont il était autrefois responsable. Encouragez-le à prévoir du temps pour rencontrer son ancienne équipe, au besoin. 

Ressources supplémentaires

Develop a comprehensive onboarding plan (en anglais seulement). Idées et mesures que les organisations peuvent adopter pour créer un plan d’accueil et intégration complet pour les nouveaux employés. 

Faire face aux changements. Examinez comment vous pouvez composer avec les changements de manière à accepter ceux qui ne dépendent pas de vous et à vous y adapter.

Résilience. Outil pour vous aider à améliorer votre capacité à rebondir après une épreuve touchant votre vie personnelle ou professionnelle ou encore votre santé. Cette ressource vous aidera à trouver des stratégies d’adaptation saines pour affronter les aléas de la vie.

Bâtir la confiance – pour les leaders. Explorer un ensemble de comportements et de compétences fondamentales qui vous permettront de devenir un leader digne de confiance aux yeux de vos employés.

Rôle de l’employé en ce qui concerne la santé et la sécurité psychologiques. Modules d’apprentissage en ligne offerts gratuitement pour enseigner aux employés comment contribuer à un milieu de travail sain sur le plan psychologique. Cette orientation en santé et sécurité psychologiques en milieu de travail s’adresse à tous les employés.

Bibliographie

• Coleman, Ken. 18 Tips for Starting a New Job the Right Way. Ramsey Solutions. Publié le 28 septembre 2022. Disponible à : https://www.ramseysolutions.com/career-advice/starting-a-new-job
• Lyons, Marlo. Starting a New Job as a Mid-Career Professional. Harvard Business Review. Publié le 15 avril 2022. Disponible à : https://hbr.org/2022/04/starting-a-new-job-as-a-mid-career-professional
• Onboarding Ideas and Catalogue. McLean & Company. Publié le 19 août 2022. Disponible à : https://hr.mcleanco.com/research/ss/develop-a-comprehensive-onboarding-plan