Temps requis
Environ 30 minutes.
Préparation
- Lisez toutes les directives de l’activité.
- Créez une liste de participants comprenant, en plus des noms, les adresses courriel ou les numéros de téléphone.
- Créez une invitation en personnalisant le modèle ci-après.
- Envoyez une invitation à tous les participants en prenant soin de leur laisser suffisamment de temps pour répondre aux questions. Cela vous permettra d’avoir une discussion plus productive
Suggestion de formulation de l’invitation
Objet : Veuillez répondre aux sept questions suivantes avant notre réunion
Durant notre prochaine réunion d’équipe, nous allons nous pencher sur une méthode de résolution de problèmes. Nous allons utiliser l’exemple de la gestion du stress lié à l’apprentissage d’une nouvelle technologie [ou toute autre situation pertinente pour votre équipe]. Notre objectif global est de pouvoir adapter cette méthode à toute situation de travail.
Le résultat que nous visons lorsque nous introduisons une nouvelle technologie est un milieu de travail sain, sécuritaire et productif.
Pour y parvenir, nous devons protéger notre bien-être mental et physique tout en conservant notre capacité à faire du bon travail. Les questions ci-après portent sur ce que nous pouvons faire pour atteindre cet objectif. Tenez compte de l’environnement existant, de la courbe d’apprentissage, de la manière dont nous interagissons entre nous et avec nos clients, de la sécurité psychologique et de l’accomplissement des tâches.
Vous serez invité à communiquer vos réponses aux questions ci-après pendant la réunion :
- Comment saurons-nous que nous avons atteint les résultats recherchés?
- Qu’allons-nous voir, entendre, ressentir?
- Comment un observateur externe devrait-il savoir que l’objectif a été atteint? (Qu’est-ce que cette personne va voir, entendre, ressentir?)
- Qu’est-ce que l’atteinte de cet objectif va changer pour notre équipe?
- Qu’est-ce qui nous empêche de l’atteindre maintenant?
- Que sommes-nous disposés à faire pour atteindre l’objectif?
- Que sommes-nous disposés à arrêter de faire pour atteindre l’objectif?
- Est-ce que nous faisons quelque chose qui nous empêche d’atteindre l’objectif?
Suggestion de formulation pour la réunion
Bienvenue à tous et à toutes! Aujourd’hui, nous allons essayer de bâtir une méthode de résolution de problèmes pour notre équipe. Cette activité vous donnera également l’occasion d’afficher votre créativité et votre esprit critique.
Je vais vous lire les questions une à une. Pour faciliter le processus, je vais demander à quelquesuns d’entre vous de nous faire part de leurs réponses. Je vais poser la question suivante à deux personnes et demander aux autres d’apporter leur contribution. Avez-vous des questions sur le processus?
- Comment saurons-nous que nous avons atteint les résultats recherchés?
- Qu’allons-nous voir, entendre, ressentir?
- Comment un observateur externe devrait-il savoir que l’objectif a été atteint? (Qu’est-ce que cette personne va voir, entendre, ressentir?)
- Qu’est-ce que l’atteinte de cet objectif va changer pour notre équipe?
- Qu’est-ce qui nous empêche de l’atteindre maintenant?
- Que sommes-nous disposés à faire pour atteindre l’objectif?
- Que sommes-nous disposés à arrêter de faire pour atteindre l’objectif?
- Est-ce que nous faisons quelque chose qui nous empêche d’atteindre l’objectif?
[Quand toutes les questions ont été traitées.]
Merci d’avoir apporté votre contribution en explorant les possibilités de cette méthode de résolution de problèmes. Nous allons prendre note de vos suggestions et élaborer un plan pour l’introduction de nouvelles technologies. Nous vous enverrons l’ébauche pour obtenir vos commentaires et nous organiserons une autre réunion pour discuter des prochaines étapes.
Suivi
Mettez par écrit les principaux points à retenir de la réunion en prenant soin d’indiquer les mesures suggérées par les participants. Envoyez votre liste à tous les participants et demandez-leur ce qu’ils en pensent dans la semaine suivant l’envoi. Intégrez-y les suggestions pertinentes, puis organisez une autre réunion virtuelle pour discuter de la manière dont vous allez adopter les mesures retenues à l’avenir.
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