Leader psychologiquement sécuritaire – Plan d’action organisationnel

Les organisations peuvent aider tous les leaders à créer et à peaufiner des stratégies qui assurent un milieu de travail psychologiquement sécuritaire. Cela peut avoir un effet positif sur le résultat net et sur l’excellence organisationnelle. 

Comme il s’agit d’une autoévaluation, des leaders pourraient s’accorder une note parfaite à l’égard de chaque stratégie. Prévenez les leaders que les employés seront invités, ultérieurement, à donner leur point de vue sur ces mêmes stratégies. Pour cette raison, les résultats seront plus utiles si les leaders font une juste évaluation des stratégies qu’ils utilisent parfois. Ils sauront ainsi quels sont les domaines où ils peuvent s’améliorer avant que les employés soient sondés.

L’évaluation n’est que la première étape. Les ressources proposées pour appuyer les efforts d’amélioration continue sont essentielles pour apporter des changements durables aux approches de leadership.

Après avoir fait passer les évaluations aux leaders, il faut appuyer l’élaboration de plans d’action réalistes qui visent la mise en œuvre ou l’amélioration des stratégies ciblées. Il faut aussi déterminer s’il est préférable de travailler avec les leaders en groupe ou individuellement.

Il est plus efficace à long terme d’intégrer de petits changements aux responsabilités existantes des leaders que d’essayer de tout prendre de front. Il est recommandé de commencer par les changements que les leaders n’auront pas de difficulté à mettre en œuvre et/ou qui peuvent avoir les plus grandes retombées et qui valent donc l’effort supplémentaire.

Choisir des stratégies 

Comparez les résultats des évaluations et sélectionnez les stratégies de leadership que l’organisation souhaiterait mettre en place pour l’ensemble des leaders.

Chacune des stratégies contenues dans l’Évaluation du leader psychologiquement sécuritaire peut contribuer à un environnement de travail psychologiquement sain et sécuritaire. Voici quelques unes des raisons pour lesquelles les leaders n’appliquent pas déjà ces stratégies :

• ils ne connaissent pas les stratégies;
• ils n’ont jamais eu la consigne de les mettre en œuvre;
• ils n’ont pas le temps ou les ressources nécessaires;
• ils ne possèdent pas la capacité ou la compétence requise;
• ils ne possèdent pas le degré d’autorité, réel ou perçu, requis;
• ils utilisent une méthode de mise en œuvre inefficace;
• ils ne maîtrisent pas l’approche.

Si les leaders appliquent déjà les approches, mais que les employés ne confirment pas leurs observations ou expériences, cet écart pourrait être attribuable aux raisons suivantes :

• un incident de violence ou de harcèlement au lieu de travail;
• des changements dans la dynamique de l’équipe;
• un conflit existant;
• des changements en cours dans l’organisation qui sont difficiles pour les employés;
• des problèmes familiaux ou de santé qui brouillent le jugement ou les observations;
• un leader précédent qui n’était pas psychologiquement sécuritaire;
• une surcharge de travail;
• des exigences imprécises;
• de la peur ou de l’anxiété par rapport au poste;
• un manque de confiance envers le leader.

L’évaluation ne porte pas sur la personnalité ou le caractère du leader. Elle vise uniquement à mesurer le degré de mise en œuvre des stratégies qui sont connues pour promouvoir un milieu de travail psychologiquement sécuritaire.

Le questionnaire de rétroaction des employés vise à recueillir les perceptions du personnel dans le but d’engager une discussion ouverte sur les stratégies de leadership efficaces. Souvent, la discussion elle-même a une influence positive sur la sécurité psychologique.

Créer les plans d’action des leaders

Une fois que les leaders ont fait l’évaluation, invitez les à un atelier durant lequel vous les aiderez à créer un plan d’action à partir des résultats qu’ils auront en main.

Vous solliciterez une rétroaction directe des leaders au sujet des ressources financières et autres, du temps, des compétences ou de la formation dont ils ont besoin pour adopter des stratégies plus sécuritaires sur le plan psychologique. Les questions qui suivent aident également à créer un processus de responsabilité qui appuie le développement de stratégies de leadership raisonnables et durables. Vous présenterez ensuite les réponses agrégées aux décideurs afin d’appuyer leur réflexion sur les changements à apporter à l’échelle de l’organisation.

1. Quelles sont les stratégies les plus importantes que vous utilisez actuellement, en tant que leader, pour favoriser la santé et la sécurité psychologiques de vos employés?

Note à l’animateur : Continuez à dire « Et quoi d’autre? » pour approfondir les réponses initiales. Recueillez les réponses sans indiquer la source pour pouvoir vous y référer à la question suivante. Insistez sur le fait qu’il est important qu’ils continuent à utiliser les stratégies qui fonctionnent déjà.

2. Quelles sont les plus grandes difficultés liées à l’utilisation de ces stratégies en votre capacité actuelle?

Note à l’animateur : Attention de ne pas rejeter ou mettre en doute les difficultés exprimées, car vous risquez ainsi de bloquer des réponses pertinentes. Faites preuve d’ouverture d’esprit et consignez toutes les réponses sans les commenter. Vous encouragez ainsi les leaders à commencer à prendre des mesures positives. Vous pourriez faire part des difficultés exprimées aux personnes ayant l’autorité nécessaire pour les résoudre, mais sans révéler l’identité des leaders qui les ont nommées. En dégageant des tendances des difficultés exprimées par les leaders, vous pourrez aborder en priorité celles qui sont les plus courantes ou les plus pressantes dans le cadre de vos stratégies organisationnelles. 

3. Parmi les stratégies de leadership ciblées dans votre évaluation, lesquelles seront les plus bénéfiques à ce moment-ci selon vous, et pourquoi? Pour le moment, choisissez un maximum de trois stratégies et assurez-vous que vous pouvez raisonnablement les intégrer à vos responsabilités actuelles.

Note à l’animateur : Chaque stratégie énumérée dans l’évaluation est connue pour favoriser la santé et la sécurité psychologiques selon les études citées dans la Norme nationale. La plupart des stratégies peuvent être facilement intégrées à une charge de travail unique, importante et exigeante. En optant pour un maximum de trois stratégies, l’amélioration est plus facilement réalisable et plus durable.

4. Quels sont les soutiens, les ressources financières et autres, le temps, les compétences ou la formation dont vous pourriez avoir besoin pour réussir à adopter ces nouvelles stratégies?

Note à l’animateur : Toute suggestion doit être envisagée dans une perspective plus générale – y a-t-il des ressources financières et autres, du temps, des compétences ou une formation dont tous les leaders pourraient avoir besoin ou qui devraient faire partie intégrante du programme de perfectionnement en leadership? S’il vous est impossible de fournir ce qui est demandé, soyez honnête et travaillez avec les leaders à trouver d’autres façons d’atteindre les mêmes résultats.

5. Quand et comment mesurerez-vous les améliorations ou changements positifs au sein de votre équipe?

Note à l’animateur : Consignez les moyens suggérés par les leaders pour constater les améliorations. Utilisez ces indicateurs pour renforcer un changement positif avant l’évaluation officielle de l’organisation. Il est important de reconnaître les efforts et les résultats pour maintenir un haut niveau de motivation.

6. Quand prévoyez-vous réévaluer et créer un nouveau plan d’action?

Note à l’animateur : En plus de la réévaluation individuelle des leaders, l’organisation peut évaluer la réussite en utilisant ou en réutilisant le sondage auprès des employés connexe à l’Évaluation du leader psychologiquement sécuritaire. Assurez-vous de donner aux nouveaux leaders au moins six mois pour intégrer les stratégies avant de mener un premier sondage auprès des employés. Par la suite, vous pourriez recueillir les commentaires des employés aux deux ans environ. Veillez à prévenir les leaders longtemps d’avance de la tenue du sondage auprès des employés. La démarche est menée pour appuyer la réussite des leaders, et non dans une optique de jugement.

Aborder tous les obstacles organisationnels

À l’aide de l’information recueillie auprès des leaders au sujet des difficultés faisant obstacle à un leadership psychologiquement sécuritaire, travaillez avec les décideurs à la création du changement. La série d’ateliers « Au programme : Favoriser le changement » peut vous aider à réaliser cette démarche pour chacun des facteurs psychosociaux. Vous pouvez également opter pour une approche stratégique générale.

Vous trouverez sur la page Recommandations politiques en matière de santé et sécurité psychologiques  un cadre qui vous aidera à déterminer quelles politiques gagneraient à être modifier. Créez un comité pour comparer vos approches existantes à celles recommandées. La composition du comité doit être représentative de toutes les catégories d’employés et des différents services de l’organisation. Vous obtiendrez ainsi des opinions diversifiées pour vous aider à envisager les perspectives inattendues ou les conséquences imprévues de tout changement planifié.

Vous pouvez faire ce travail sous forme de projet unique intensif ou dans le cadre d’une série de courtes rencontres. On vise à ce que les personnes qui connaissent bien votre organisation unique puissent adapter les approches recommandées afin qu’elles soient pratiques et optimales pour votre milieu. Les recommandations finales du groupe seront ensuite présentées à la haute direction pour approbation ou mise au point.

Appuyer les leaders pendant la mise en œuvre des plans d’action

Planifiez des rencontres en personne avec chacun des leaders pour faire un suivi du premier atelier. Appuyez la mise œuvre de leur plan d’action, et déterminez les besoins en formation ou en perfectionnement dans les domaines suivants :

• communication;
• habiletés interpersonnelles;
• résolution de conflits;
• promotion du travail d’équipe.

Guide d’élaboration d’un plan d’action peut vous aider à cerner les besoins des leaders, et vous verrez ci-dessous comment accéder aux ressources proposées pour chaque stratégie

• Cliquez sur les domaines de compétence contenant les stratégies que les leaders souhaitent mettre en place. Choisissez la stratégie particulière. Vous accéderez ensuite à des renseignements ou obtiendrez un lien menant à une ressource gratuite pour aider les leaders à élaborer leur plan d’action.
• Fixez des échéances concrètes et des plans de suivi pour aider les leaders à élaborer des plans d’action réalistes et réalisables.
• Vous pourriez également distribuer la ressource Renforcer les compétences en leadership ou mettre sur pied un groupe de travail composé de leaders pour examiner chacune des idées qui s’y trouvent.

Mesurer les résultats et réévaluer

Si les plans des leaders portent fruits, offrez une reconnaissance qui souligne à la fois les efforts et les résultats. Dans le cas inverse, aidez les leaders à trouver les raisons de leur insuccès, lequel pourrait être attribuable à des facteurs tels qu’une pénurie de main-d’œuvre, une réduction des effectifs, un virage technologique ou des contraintes budgétaires. Améliorez le plan tout en vérifiant si les leaders pourraient avoir besoin de perfectionnement ou de formation. 

Une fois qu’une stratégie fait partie intégrante de l’approche d’un leader, vous pouvez refaire l’Évaluation du leader psychologiquement sécuritaire dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue. Pour la plupart des leaders, on pourra s’en tenir à une évaluation par année afin de garder le processus gérable.