Version accessible du module Fixer des limites à la charge de travail

Overview

Dans ce module, vous apprendrez les étapes à suivre lorsque vous devez indiquer clairement à votre patron ce qui est possible et fixer des limites.

Pour accéder à la version non conforme du présent module, consultez la page Fixer des limites à la charge de travail.

Vous trouverez ci-après la transcription de la vidéo sur You-Tube Fixer des limites à la charge de travail.

Transcription

Votre liste de tâches au travail est interminable, et vous avez l’impression que vous ne parviendrez jamais à tout faire dans les délais, avec les ressources dont vous disposez, sans brûler la chandelle par les deux bouts. Comment pouvez-vous fixer respectueusement des limites et gérer les attentes avec votre supérieur?

Votre organisation est probablement prospère s’il y a toujours du travail à accomplir, mais vous pouvez tout de même fixer des limites à ce que vous pouvez raisonnablement fournir. En fait, fixer des limites peut vous aider à faire ce qui doit être fait pour produire un travail de grande qualité.

Suivez les étapes ci-dessous lorsqu’il vous faut expliquer clairement à votre patron ce qu’il est possible d’accomplir et fixer des limites.

Avant même de commencer un projet, assurez-vous que vous et votre patron convenez d’attentes raisonnables quant à ce que vous pouvez accomplir et quand.

Votre supérieur ne sait peut-être pas tout ce que vous faites. Si vous voyez que ses demandes vous obligeront à dépasser les limites du raisonnable compte tenu des heures de travail, des compétences ou du budget et des ressources dont vous disposez, il est préférable de le lui faire savoir respectueusement afin que vous puissiez travailler ensemble pour trouver des solutions.

Submergé par la charge de travail? Vous n’êtes pas sur la bonne voie à cause de demandes contradictoires, de contraintes ou d’autres facteurs? Faites-le savoir à votre patron sans tarder.

Prenez le temps de déterminer les facteurs de stress particuliers et les solutions potentielles avant de parler, afin de faire comprendre clairement ce dont vous avez besoin pour réussir.

Faites savoir à votre supérieur que vous vous êtes engagé envers la réussite de l’équipe et demandez-lui ce qu’il considère comme étant essentiel au bon accomplissement du travail.

Demandez des éclaircissements sur la manière de traiter les tâches non prioritaires que vous estimez ne pas pouvoir accomplir dans les délais, avec les ressources et les compétences dont vous disposez.

Si vous savez que vous avez besoin d’une aide supplémentaire pour ce qui est du temps, du personnel, des ressources ou autre, parlez-en à votre supérieur. Ensemble, vous pourrez trouver des solutions créatives qui respectent le budget, les politiques, les règlements ou les attentes des clients.

Fixer des limites à la charge de travail

Problème : Votre liste de tâches au travail est interminable et, compte tenu du temps et des ressources dont vous disposez, vous avez l’impression que vous ne parviendrez jamais à tout faire sans brûler la chandelle par les deux bouts. 

Votre organisation est probablement florissante si le travail à accomplir est incessant, mais vous pouvez tout de même fixer des limites à ce que vous pouvez raisonnablement faire. 

Suivez ces étapes lorsque vous devez indiquer clairement à votre patron ce qui est possible et fixer des limites.

Étapes pour fixer des limites à la charge de travail

Bonjour! Je m’appelle Carlos. Je vous expliquerai les étapes à suivre pour fixer des limites qui vous permettront de faire ce qu’il faut pour produire un travail de qualité.

Fixez les attentes

Travaillez ensemble pour établir les échéances et les attentes. 

Soyez réaliste

Soyez clair et respectueux quant à ce que vous pouvez raisonnablement accomplir.

Proposez des solutions

Lorsque les choses commencent à devenir ingérables, parlez-en.

Établissez les priorités

Demandez à votre supérieur de vous aider à établir les priorités.

Demandez de l’aide

N’hésitez pas à demander des ressources supplémentaires, du soutien ou une réaffectation du travail.

Voici d’autres conseils qui pourraient vous être utiles : 

Équilibre travail-vie personnelle 

Veillez à ce que votre charge de travail soit gérable

Avant de commencer un nouveau projet, assurez-vous que vous et votre supérieur êtes d’accord sur le fait que votre charge de travail et le déroulement du travail sont gérables.

Avez-vous ce qu’il vous faut pour réussir? Cela pourrait comprendre : 

• le temps;
• les ressources (c’est-à-dire, l’équipement ou les outils);
• le budget;
• le personnel;
• les compétences (il est normal d’apprendre ou de se perfectionner au travail, mais vous pouvez aussi avoir besoin d’une formation ou d’un soutien supplémentaire en cours de route);
• la capacité à prendre des décisions qui permettent de faire progresser les choses.

Dans cette leçon, vous apprendrez à indiquer clairement à votre patron ce que vous pouvez raisonnablement accomplir. Vous pouvez faire des remarques comme...

• « Je ne crois pas que nous ayons le temps nécessaire. Pouvons-nous revoir ensemble certaines des tâches afin que nous sachions tous les deux comment je peux respecter les échéances et assurer un niveau de qualité élevé? »
• « Je ne veux pas faire des promesses exagérées et ne pas être en mesure de les respecter. Pouvons-nous examiner de plus près les ressources dont nous disposons pour le projet? »
• « Certaines étapes de ce projet doivent être réalisées par d’autres personnes avant que je ne puisse continuer à avancer. Cela pourrait avoir une incidence sur les échéances ».
• « J’ai hâte d’apprendre de nouvelles choses dans le cadre de ce projet. Je pourrais avoir besoin d’une formation et d’un soutien... au fur et à mesure que j’élargis mon éventail de compétences. »
• « Je veux m’assurer de pouvoir agir rapidement si un problème survient. Je devrai être en mesure de prendre des décisions sur... »

Parfois, votre supérieur n’est pas conscient de tous les détails ou de toutes les nuances quant à la façon dont le travail est réellement effectué. Prendre le temps de lui expliquer ce qu’il en est peut s’avérer très utile pour gérer ses attentes.

Dans la prochaine leçon, nous examinerons les approches à adopter pour parler à votre supérieur.

Parlez à votre supérieur

Il est important d’en parler rapidement à votre supérieur si vous commencez à vous sentir dépassé ou stressé par rapport à votre capacité à répondre aux attentes. 

Expliquez à votre supérieur que vous souhaitez que ce projet soit une réussite, mais que vous aimeriez aborder certains problèmes.

Avant de rencontrer votre supérieur, prenez le temps de réfléchir à la cause de votre stress et de trouver des solutions. Il sera plus enclin à écouter et à faire des changements si vous vous concentrez sur les solutions.

Cliquez sur chaque onglet pour en savoir davantage sur les problèmes possibles et les solutions proposées dont vous pouvez discuter avec votre supérieur :

• Problème possible: Vous travaillez trop d’heures.
  • Solution proposée :
    • Montrez-moi comment je peux accomplir mes tâches pendant les heures de travail.
• Problème possible: Vous êtes interrompu tout au long de la journée
  • Solution proposée : 
    • J’ai besoin d’un peu de temps sans interruption pour me concentrer.
• Problème possible: Exigences contradictoires
  • Solution proposée :
    • J’ai besoin d’aide pour déterminer les tâches les plus importantes.
• Problème possible: Vous devez attendre que d’autres membres du personnel terminent leur travail.
  • Solution proposée :
    • Y a-t-il des tâches que je peux accomplir en attendant?
• Problème possible: Les décisions clés ne sont pas prises en temps opportun.
  • Solution proposée :
    • J’ai besoin de savoir clairement qui prend les décisions – ou de pouvoir les prendre moi-même.
• Problème possible: Vous ne disposez pas du budget ou des ressources nécessaires.
  • Solution proposée :
    • Le budget doit être revu.
• Problème possible: Vous êtes en période d’apprentissage.
  • Solution proposée :
    • J’ai besoin d’une formation ou d’un mentor.

Si vous avez constaté que vous avez simplement besoin d’aide supplémentaire pour ce qui est du temps, du personnel, du budget ou des ressources, dites à votre patron que vous aimeriez travailler avec lui pour trouver des solutions créatives qui peuvent fonctionner.

Vous pouvez également proposer la ressource :

Au programme – Gestion de la charge de travail

Vérification des connaissances

Récapitulons ce que vous avez appris afin que vous puissiez le mettre en pratique.

Voir les réponses ci-dessous pour voir les réponses aux 2 questions suivantes.

1. Au lieu d’être contrarié ou en colère à cause de la charge de travail, que pouvez-vous faire pour faciliter votre travail?

• Proposez des solutions à votre supérieur.
• Demandez-lui d’établir l’ordre de priorité de vos tâches.
• Demandez-lui d’expliquer clairement les attentes.
• Tous les énoncés ci-dessus.

2. Parfois, votre supérieur n’est pas conscient de votre charge de travail parce que :

• Il ne se souvient pas de toutes vos tâches.
• Il pense que vos tâches prennent moins de temps.
•  Il n’est pas conscient des obstacles.  
•  Tous les énoncés ci-dessus.

Les réponses

1.  Tous les énoncés ci-dessus. Il est naturel d’être en colère si la charge de travail est inéquitable ou déraisonnable. En prenant l’initiative d’aborder ces problèmes avant de réagir, vous démontrez votre professionnalisme et votre volonté de travailler efficacement pendant les heures de travail pour lesquelles vous êtes payé. 
2. Tous les énoncés ci-dessus. Il existe d’autres raisons pour lesquelles votre supérieur ne comprend pas la quantité de travail que vous devez accomplir ou la pression que vous subissez. Au lieu de réagir, donnez-lui la possibilité d’établir une charge de travail plus gérable en précisant vos tâches. 

Fiche de conseils et ressources

Nous avons préparé une fiche de conseils qui comprend les principaux points d’apprentissage du présent module. Nous vous recommandons de la sauvegarder ou de l’imprimer aux fins de consultation. Il y a également des ressources gratuites que vous pouvez utiliser si vous voulez creuser ce sujet davantage.

 

• Fixer des limites à la charge de travail – Fiche de conseils | PDF
• Se fixer des limites saines au travail   
• Au programme – Gestion de la charge de travail
• Équilibre travail-vie personnelle 
• Stress lié à la charge de travail
• Fixer des limites à la charge de travail – Vidéo YouTube

Vos commentaires sur le présent module ou sur l’une de nos ressources sont les bienvenus. Veuillez communiquer avec nous pour nous faire part de vos suggestions.