RÉSUMÉ : La section Planification (4.3) de la norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail stipule « Le processus de planification est nécessaire à l’établissement de cibles et d’objectifs pertinents. Il doit également permettre la conformité aux exigences juridiques, aux règlements applicables et aux exigences opérationnelles ainsi que la prise d’un engagement en faveur de l’amélioration continue. » L’information qui suit peut contribuer à atteindre cet objectif.

Des stratégies et des ressources pour établir une évaluation de base et un plan d’action, incluant des méthodes d’ évaluation sont la pierre d’assise d’ un système de gestion de la santé et de la sécurité psychologiques (SGSSP), lequel est mis en place pour protéger les employés de préjudices psychologiques.

Rôle du comité de santé et de sécurité

La norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail (la norme) recommande la création d’un comité de santé et de sécurité (voir le point 4.2.4.2). Si un tel comité est déjà en place au sein de votre organisation, celui-ci peut ajouter à ses responsabilités l’identification des risques en milieu de travail et la recommandation de mesures de sécurité liées à la santé et à la sécurité psychologiques. Le comité peut également décider de mettre sur pied un sous-comité à cette fin.

Idéalement, le comité participerait activement à l’élaboration et à la mise en œuvre du SGSSP, et ce, tout au long du processus.

En plus d’évaluer les préoccupations en matière de santé et de sécurité physiques, le comité de santé et de sécurité devrait :

  • S’assurer que le mandat du comité comprend un accent sur la santé et la sécurité psychologiques.
  • Se familiariser avec les facteurs qui influent sur la santé et la sécurité psychologiques au travail.
  • S’impliquer dans l’évaluation de la base de référence de l’organisation en matière de santé et de sécurité psychologiques et de plans visant la résolution de problèmes. Consultez le site Protégeons la santé mentale au travailMC pour en savoir plus.
  • Établir un processus pour soulever les problèmes d’ordre général liés à la santé et à la sécurité psychologiques en milieu de travail.
  • Établir un processus qui permettra de suivre et de communiquer les résultats des activités liées à la santé et à la sécurité psychologiques.
  • Disposer d’un processus en vue de signaler les problèmes et les préoccupations du comité à la haute direction qui se chargera de trouver une solution.  
  • Aider à réduire la stigmatisation au travail liée à la maladie mentale en appuyant des initiatives visant à accroître la sensibilisation de tous les employés.
  • S’assurer que les membres du comité reçoivent une formation sur la façon d’épauler un employé aux prises avec un problème de santé mentale ou une préoccupation ayant trait à sa santé mentale. Bien que le comité ne vise pas à aborder des situations individuelles, les employés peuvent se tourner vers les membres du comité pour obtenir de l’aide avec une situation particulière; par conséquent, les membres du comité doivent être correctement formés pour répondre de façon appropriée et efficace. Les membres du comité doivent notamment être en mesure de diriger les employés vers les ressources appropriées et d’assurer la confidentialité.
  • Mettre l’accent sur les problèmes d’ordre général liés à la santé et à la sécurité psychologiques en milieu de travail plutôt que sur les problèmes de santé mentale individuels.
  • Demander aux membres du comité de prêcher par l’exemple en contribuant à favoriser un environnement psychologiquement sain et sécuritaire.

Évaluation – Déterminer les conditions de base

L’analyse des conditions de base peut comprendre des données existantes de même que la détermination de risques de préjudices ou d’accidents en milieu de travail liés à la santé et à la sécurité psychologiques. Pour vous aider à commencer, tenez compte de ce qui suit  :

  • Protégez la confidentialité des personnes pendant la collecte des données et utilisez des données globales plutôt que des statistiques personnelles pour la création de rapports.
  • Tenez compte des éléments suivants  :
    • Taux de roulement
    • Nombre de plaintes ou de griefs
    • Données relatives à l’invalidité, aux prestations et au programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF)
    • Taux d’absentéisme
    • Taux d’abus de substance
    • Données sur le retour au travail et sur les mesures d’adaptation
    • Principales catégories de diagnostics pour les cas d’ invalidité de courte durée et de longue durée
    • Révision de rapports d’accidents et d’incidents, des plaintes d’employés, des enquêtes
    • Résultats d’ un examen ou d’un sondage organisationnel
  • Évaluez les facteurs psychosociaux dans votre milieu de travail. À cette fin, vous pouvez utiliser gratuitement les ressources offertes dans le site Protégeons la santé mentale au travail, qui comprend des lignes directrices et des outils relatifs au diagnostic, à l’action et à l’évaluation.

La liste de facteurs psychosociaux qui suit comporte des liens vers de l’information qui peut vous aider à planifier vos stratégies de mise en œuvre  :

Soutien psychologique
Culture organisationnelle
Clarté du leadership et des attentes
Courtoisie et respect
Compétences et exigences psychologiques
Croissance et perfectionnement
Reconnaissance et récompenses
Participation et influence
Gestion de la charge de travail
Engagement
Équilibre
Protection de la sécurité psychologique contre la violence, l’intimidation et le harcèlement
Protection de la sécurité physique

En plus des 13 facteurs psychosociaux ci-dessus, la norme cite également d’autres facteurs de stress chroniques déterminés par les travailleurs à évaluer. Consultez les exemples dautres facteurs de stress chroniques pour obtenir de plus amples renseignements.

Autres conseils et outils :

  • L’exemple d’outil de vérification, offert gratuitement, permet de mettre en évidence ce qui est déjà en place au sein de votre organisation et ce qu’il faut pour que votre organisation réponde aux exigences de la norme. La plupart des organisations sont agréablement surprises de constater à quel point elles ont déjà contribué à un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire. (À noter : Sauvegardez le document PDF sur votre ordinateur avant de remplir le formulaire afin de conserver les renseignements que vous saisissez.)
  • Le document Vers un milieu de travail psychologiquement plus sain : Guide à l’intention de l’employeur du docteur Martin  Shain comprend une liste de vérification à l’intention de l’organisation et des gestionnaires individuels.
  • La section Éléments et priorités pour améliorer la sécurité psychologique en milieu de travail vous permet d’examiner les incidences possibles sur la santé et la sécurité psychologiques à chaque étape du cycle de vie de l’emploi.
  • Passez en revue certaines lois relatives :
    • Aux droits de la personne
    • À la santé et à la sécurité au travail
    • À la prévention de la violence et de l’abus en milieu de travail
    • Au travail et à l’emploi
    • Aux prestations disponibles pour les travailleurs
    • Aux normes, aux codes et aux lignes directrices
    • À l’accessibilité pour les personnes handicapées
  • Jetez un coup d’œil aux pratiques exemplaires de votre industrie ou de votre association.
  • Passez en revue votre programme d’aide aux employés et à la famille afin d’en maximiser l’efficacité en ce qui a trait aux enjeux liés à la santé mentale. L’article Programme d’aide aux employés et problèmes liés à la santé mentale aborde des stratégies.
  • Tenez compte des recherches scientifiques pertinentes.

Il est peu probable qu’une organisation ait accès facilement à toutes les données suggérées ci-dessus. Recueillez les données disponibles et considérez les données supplémentaires qui pourraient être utiles à recueillir à l’avenir. Compilez les données pertinentes dans un rapport des conditions de base et utilisez celui-ci pour suivre les tendances liées à la mise en place d’un SGSSP.

Fixer des objectifs

Il existe plusieurs stratégies susceptibles d’améliorer la santé et la sécurité psychologiques du personnel au sein de votre organisation. Ces stratégies peuvent également contribuer à améliorer le moral des employés, à réduire les accidents, les blessures et les congés de maladie, ou encore à favoriser l’accroissement de la productivité, de l’innovation et de la créativité. Le choix de la stratégie la plus utile pour votre organisation et vos employés est une composante importante de la planification. Pour vous aider à commencer, considérez ce qui suit :

  • Définissez comment vous allez traiter toute préoccupation touchant la sécurité, comme l’intimidation, le harcèlement, la violence ou la discrimination.
  • Il existe différentes façons de déterminer les facteurs psychosociaux que vous aborderez en premier :
    • Points forts – Cela vous permet de profiter de l’acquis de ces forces. Par exemple, si les services de soutien psychologique constituent un point fort, cela peut représenter une occasion pour les employés d’échanger entre eux sur le soutien qu’ils ont reçu au travail. Cette information peut fournir des exemples à tous sur la façon de contribuer à un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire.
    • Lacunes – Cela peut vous aider à réduire les risques en premier. Par exemple, si les services de soutien psychologique constituent un secteur à améliorer, cela peut être l’occasion de revoir vos politiques relatives aux mesures d’adaptation et de retour au travail, en prenant particulièrement en compte la santé mentale.
    • Sujets sur lesquels les avis de la direction et des employés diffèrent – Cela peut vous aider à cibler des occasions d’améliorer la communication et le changement. Par exemple, si la direction considère que les services de soutien psychologique de l’organisation constituent un point fort, mais que les employés croient le contraire, vous pourriez décider d’organiser des groupes de discussion pour vous aider à comprendre les différents points de vue et à prendre des mesures.
    • Obtention des commentaires des employés – Cela peut fournir des conseils sur les facteurs psychosociaux qui semblent prioritaires et démontrer un engagement envers une participation significative des employés. Parmi les exemples de participation, citons les groupes de discussion, les rencontres du personnel ou d’équipe ou toute autre occasion d’obtenir la rétroaction et les commentaires du personnel.

Élaborer un plan de mise en œuvre

Une fois que vous avez terminé votre évaluation et que vous avez fixé les objectifs pour votre plan, il est temps d’élaborer un plan de mise en œuvre précis.

Les stratégies peuvent comprendre ce qui suit :

  • Alignement avec les objectifs organisationnels établis
  • Satisfaction des besoins organisationnels établis
  • Tactiques et mesures particulières en lien avec les objectifs ciblés
  • Idées des participants clés, y compris, au besoin, un comité de planification formel

Assurez-vous d’inclure un plan de communication détaillé qui explique la façon et le moment d’informer les employés et de les faire participer. Cela devrait comprendre un lancement officiel de l’initiative, une communication et des mises à jour continues, les étapes importantes, etc.

Établissez un calendrier pour mesurer les résultats, les analyser et les partager. Élaborez une approche visant l’amélioration continue qui utilise les résultats pour informer des prochaines étapes.

  • Pensez aux réactions possibles à votre plan : (adapté du site Protégeons la santé mentale au travail)
    • Pertinence : Est-ce que le plan est pertinent, compte tenu des besoins et des ressources de votre organisation?
    • Acceptabilité : Est-ce que le plan est acceptable pour toutes les parties intéressées, y compris la direction, les employés, les syndicats et les clients?
    • Accessibilité : Est-ce que le plan est disponible et accessible pour toutes les parties intéressées (p. ex. langue, emplacement physique)?
    • Efficacité : Est-ce que le plan est compatible avec les preuves indiquant que les conséquences prévues correspondent aux exigences de votre organisation?
    • Efficience : Est-ce que le plan peut être mis en place de façon peu coûteuse et en temps opportun?
    • Sécurité : Est-ce que le plan pourrait comporter un risque indésirable pour la santé ou la sécurité des parties concernées?

Promouvoir les initiatives existantes

La majorité des organisations ont des initiatives en place qui favorisent un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire. Ces initiatives comprennent le mieux-être, les stratégies visant l’engagement des employés, les bonnes pratiques de gestion, les approches pour la résolution de conflits, les événements à caractère social destiné aux employés, la formation, le perfectionnement, le soutien en matière de rendement, les avantages sociaux, etc. Passez en revue ce dont vous disposez, puis faites ce qui suit :

  • Discutez des moyens d’améliorer les initiatives existantes avec un échantillon représentatif de personnes concernées par le milieu de travail, notamment des gestionnaires, des représentants syndicaux, des représentants des comités de santé et de sécurité au travail et des employés.
  • Élargissez ou intégrez les initiatives existantes à d’autres secteurs de votre organisation.
  • Pour assurer la durabilité de ces initiatives, intégrez de bonnes pratiques aux politiques et aux procédures en place.
  • Établissez des mesures d’efficacité pour chacune des initiatives existantes et mettez en place un processus pour les améliorer continuellement.
  • Élargissez la boucle de rétroaction afin que davantage d’intervenants du milieu de travail puissent partager leurs commentaires sur ces initiatives, y participer et y apporter leur contribution.

Planifier en vue d’une évaluation efficace

À mesure que vous mettez en place votre SGSSP, il est important de décider de quelle façon vous évaluerez la portée du plan et de quels facteurs vous tiendrez compte. Consultez également l’outil Protégeons la santé mentale au travail – Feuilles d’évaluation. Pour vous aider à commencer, tenez compte des points suivants :

  • Décidez de l’objectif de l’évaluation Quels seront les efforts évalués? Il pourrait s’agir de la responsabilité, de l’amélioration de la qualité, des résultats précis, du rapport coût-efficacité, de l’appropriation ou de la viabilité.
  • Déterminez la manière dont vous recevrez les commentaires – Cela doit comprendre les intervenants pertinents de tous les niveaux : les décideurs de l’organisation, les superviseurs, les représentants syndicaux, les représentants des services de santé au travail et les employés.
  • Déterminez les résultats à court et à long terme – Les changements prennent du temps. Établir et partager des victoires initiales (p. ex. le nombre de participants, ce qui a été accompli) peut aider à améliorer le moral des employés et leur engagement au processus à long terme, ce que vous évaluerez en fonction des données de base.
  • Utilisez les conclusions de l’évaluation des résultats à court terme pour modifier le plan – Ces résultats peuvent indiquer les éléments qui fonctionnent bien et ceux devant être revus et possiblement changés.
  • Recueillez les résultats à long terme et utilisez-les pour analyser l’efficacité globale de chaque partie de votre plan – L’évaluation de résultats à long terme devrait comparer les objectifs aux résultats, et utiliser les tendances en matière de données de base, comme une réduction de l’absentéisme, de la rotation du personnel, des conflits, et une plus grande mobilisation des employés pour aider à déterminer l’incidence sur l’organisation de ces initiatives.

Établir des mesures à l’égard des responsabilités

L’établissement de mesures à l’égard des responsabilités permet de s’assurer que toutes les parties intéressées sont reconnues pour leur contribution à un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire.

  • Demandez à la haute direction de mettre en place, à l’échelle de l’organisation, une directive visant à ce que la santé et la sécurité psychologiques soient prises en compte dans la planification et la prise de décisions stratégiques. Cela peut être aussi simple que de toujours demander en quoi la décision (ou le plan, la stratégie, la politique ou le changement) influe sur la santé et la sécurité psychologiques des employés.
  • Assurez-vous que les gestionnaires comprennent leur rôle relativement à l’atteinte de résultats précis en matière de santé et de sécurité psychologiques dans le cadre des évaluations annuelles touchant le rendement, la gestion et le service.
  • Établissez des mesures incitatives positives propres à encourager les gestionnaires à s’attaquer de façon proactive aux problèmes qui touchent le milieu de travail et qui peuvent également avoir un effet sur les résultats financiers :
    • Résolution efficace des conflits – p. ex. rester à l’affut des gestionnaires qui résolvent le plus efficacement les conflits et leur demander d’agir comme mentor auprès des autres
    • Élimination de l’intimidation et du harcèlement – p. ex. faire l’éloge des équipes qui démontrent qu’il est possible de travailler ensemble d’une façon sécuritaire sur le plan psychologique
    • Augmentation de l’engagement des employés – p. ex. reconnaître ou récompenser les gestionnaires dont les résultats en matière d’engagement des employés sont les plus élevés
    • Amélioration du taux de réussite des retours au travail – p. ex. suivre et reconnaître les gestionnaires ayant le pourcentage le plus élevé de retours au travail fructueux et durables
  • Reconnaissez la contribution à la santé et à la sécurité psychologiques dans les évaluations de rendement et les mesures incitatives pécuniaires. Vous pourriez demander à chaque personne d’indiquer au moyen d’exemples précis la façon dont elle a contribué à la santé et à la sécurité psychologiques au cours de la dernière année. Pour les personnes dont le comportement a été exemplaire, vous pourriez demander à un haut dirigeant de les remercier personnellement, faire en sorte qu’un gestionnaire les invite à dîner ou leur offre toute autre forme de reconnaissance.
  • Reconnaissez le rôle que joue chaque service ou équipe dans la réalisation des objectifs de santé et de sécurité psychologiques. Vous pourriez offrir un dîner d’équipe ou ajouter la photo des membres de l’équipe dans un bulletin lorsqu’une action positive a été rapportée (p. ex. bénévolat, collecte de fonds, soutien d’un employé qui ne va pas bien).

Foire aux questions

Quel est le bon moment pour mettre en place un système de gestion de la santé et de la sécurité psychologiques?

À l’instar d’autres approches en matière de santé et de sécurité, le SGSSP est un processus continu. Toutefois, si cette approche est nouvelle au sein de votre organisation, vous devriez peut-être tenir compte de ce qui suit :

  • Les employeurs qui souhaitent recruter et conserver des employés de talent peuvent se servir de la mise en place d’un SGSSP pour continuer à attirer, à dynamiser et à motiver leurs effectifs.
  • Si les contraintes de temps sont une préoccupation, vous pouvez commencer en abordant un seul facteur psychosocial à la fois, comme la gestion de la charge de travail. Cette première étape peut permettre d’entamer le dialogue, de déterminer des solutions et de favoriser la création d’une ambiance propice à l’amélioration continue.
  • Les organisations de pointe qui adoptent déjà une philosophie d’amélioration continue peuvent intégrer la santé et la sécurité psychologiques à leurs politiques et processus existants à mesure qu’ils sont revus ou mis à jour.
  • Si votre milieu de travail présente des conditions malsaines, il est important d’attaquer de front les problèmes de violence, de harcèlement, d’intimidation ou de discrimination afin de veiller à ne pas nuire davantage à la santé et à la sécurité psychologiques des employés.
    • Accepter la responsabilité que l’environnement de travail est actuellement difficile tout en reconnaissant ouvertement que des changements sont requis peut aider à décharger les gens du besoin de se justifier ou de défendre leurs position ou comportement actuels. Il n’est pas question ici de devoir porter le blâme, mais bien de prendre la situation en main en vue d’instaurer un changement. Cela introduit une nouvelle façon de fonctionner.
  • Si un événement traumatisant s’est produit dans votre milieu de travail, il vous faudra être sensible aux capacités des personnes touchées par le traumatisme à s’investir dans cette initiative. Dans la plupart des cas, soutenir la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail peut faire partie du processus de rétablissement.
  • Si l’organisation est aux prises avec un conflit de travail, le moment n’est peut-être pas idéal pour entamer un processus dans lequel la direction et le syndicat auront à travailler étroitement. Consultez la section sur la collaboration avec les représentants syndicaux pour entamer les discussions, tout au long même du processus de négociations collectives, visant à appuyer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail.
  • En cas de problèmes commerciaux imminents tels que fermeture, mises à pied, départs ou mutations, il faudra probablement demeurer axé sur la limitation des risques afférents à ces situations sur les employés, plutôt que de commencer une nouvelle initiative.
  • Les employés qui restent au lieu de travail peuvent faire face à des exigences croissantes, ce qui complique leur capacité à s’investir dans l’élaboration d’un nouveau système. Cependant, cela ne devrait pas empêcher les responsables du milieu de travail de chercher à déterminer les incidences des problèmes qui minent la santé et la sécurité psychologiques des effectifs à ce moment (par ex. gestion du changement, chagrin à la suite de la perte de collègues, augmentation de la charge de travail).

Comment évaluer le temps nécessaire?

L’envergure et la portée des communications initiales et de l’étape d’élaboration du plan de mise en œuvre dépendront de la complexité de votre organisation et des initiatives que vous aurez décidé de mettre en place.

Certaines grandes organisations comptent deux employés à temps plein chargés de mettre en place la norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail. Certaines petites entreprises ont un groupe de gens qui se rencontrent pendant une heure, une fois par semaine, pour discuter de la santé et de la sécurité psychologiques.

Dans les deux cas, il est attendu que le temps consacré au cours de la première année est plus important que celui pendant la deuxième année, puisque vous appliquez plus de temps à l’évaluation et à la planification durant la première année. Pendant la deuxième année, vous mettez le tout en place et procédez à l’évaluation. Dans les années suivantes, le temps consacré peut être encore moindre étant donné qu’il est probable que vous soyez en phase de maintien plutôt que d’élaboration.

Au commencement, établissez de grands blocs de temps si possible pour recueillir l’information et évaluer votre situation actuelle. Une fois que c’est effectué et que votre organisation a créé un plan, celui-ci pourrait être travaillé en allouant une certaine quantité de temps sur une base continue, aussi minime soit-elle comme une heure par semaine.

*Dans la norme, le terme « travailleur » est défini comme suit : « personne employée par un organisme ou dont les activités quotidiennes relèvent de celui-ci, quelle soit rémunérée ou non, ce qui inclut les employés, les superviseurs, les gestionnaires, les dirigeants, les entrepreneurs, les fournisseurs de services, les bénévoles, les étudiants et les autres personnes activement engagées dans des activités au profit de l’organisme. Anglais : Worker. [Référence : CAN/CSA-Z1000 (formulation modifiée) (voir l’annexe G).] » Le terme « employé » a été utilisé dans l’ensemble des présentes ressources et inclut la définition de travailleur de la norme.