RÉSUMÉ : Animer une discussion d’équipe significative n’est pas donné à tout le monde, surtout lorsque les thèmes abordés peuvent être controversés ou sensibles. Voici des stratégies qui peuvent amener les membres de l’équipe à s’exprimer pleinement au cours des discussions d’équipe et qui favoriseront les conversations productives tout en permettant de gérer les réactions négatives ou problématiques.

Conseils pour favoriser les discussions d’équipe fructueuses

Préparation

  • Passez en revue les objectifs et les résultats prévus pour vos discussions et assurez-vous qu’ils soient clairs. Notez le tout par écrit et partagez l’information avec votre équipe avant la discussion.
  • Assurez-vous d’avoir une salle de réunion disposée de façon à favoriser la collaboration entre tous les membres du groupe. Aidez-vous à vous concentrer efficacement en examinant rapidement vos pensées et sentiments avant la rencontre; cela peut vous aider à prendre conscience des pensées négatives que vous pourriez apporter à la réunion, et vous vous laisserez moins influencer par ces pensées et sentiments pendant que vous animez la rencontre. Lisez le document Questions à vous poser avant de rencontrer un employé pour vous aider.
  • Demandez-vous si les politiques, procédures ou ressources organisationnelles sont pertinentes à la discussion que vous aurez et ayez des exemplaires des documents appropriés en main.
  • Nommez quelqu’un pour rédiger le procès-verbal et le distribuer au groupe après la séance, si cette mesure est pertinente pour votre organisation et que des personnes la proposent.
  • Envoyez les lignes directrices de la discussion aux participants à l’avance. L’exemple ci-dessous est fourni à titre gracieux par Employeur consciencieux Canada (disponible en anglais seulement) :

  • Lignes directrices pour les discussions :

      • Faites de l’écoute active. Écoutez de façon à bien comprendre ce que disent les participants. Ne faites pas semblant d’écouter pendant que vous réfléchissez à la façon de répondre.
      • Traitez les conflits de manière appropriée. Personne ne doit être humilié ou ridiculisé et les mésententes doivent mettre l’accent sur les idées et non sur les personnes.
      • Visez le consensus. Gardez un esprit ouvert et soyez confiant de parvenir à une décision acceptable qui recevra l’appui de tous les participants, même s’il faudra peut-être faire un compromis.
      • N’interrompez pas les autres participants. Soyez respectueux des autres en tout temps, même si vous n’êtes pas d’accord avec ce qu’ils disent.
      • Évitez les conversations individuelles. Les conversations individuelles peuvent déconcentrer tout le monde. Partagez vos idées et préoccupations de manière respectueuse afin que chacun puisse avoir la possibilité d’examiner les options présentées.
      • Assurez-vous que les prochaines étapes sont clairement établies avant de terminer la discussion. Notez les mesures que vous devez prendre et à quel moment, et vérifiez votre compréhension auprès du reste de l’équipe.
      • Respectez la confidentialité dans les cas appropriés. Ne partagez pas les renseignements personnels qui ont fait l’objet de la discussion.
      • Une fois le consensus obtenu, soutenez les décisions et les actions du groupe. Si une nouvelle idée ou préoccupation vous vient à l’esprit, parlez-en à l’équipe au lieu d’en discuter en coulisses.

Connaître son auditoire

  • Dans certains cas, il peut être nécessaire de vous présenter si des membres de l’équipe ne vous connaissent pas bien. Écrivez votre nom à un endroit visible.
  • Si les membres de l’équipe ne se connaissent pas beaucoup, pensez à faire une activité pour briser la glace. Vous trouverez de l’information en ligne dans les sites Web de formation aux adultes.
  • Reconnaissez les défis éventuels ou les problèmes antérieurs. Si, dans le passé, les discussions qui ont eu lieu avec l’équipe ont été pénibles, ou encore si les décisions prises n’ont pas été respectées, les participants ne seront peut-être pas convaincus que leur contribution fera une différence. Si vous êtes transparent et démontrez que vous voulez faire les choses différemment, vous donnez l’occasion aux membres de l’équipe d’entrer en relation de manière différente.
  • Nous sommes tous plus enclins à nous engager lorsque nous sentons que le sujet nous touche de près. Trouvez des manières de faire des liens entre le thème de la discussion et les expériences de travail des membres de votre équipe. Par exemple, souligner le fait que chacun vit des moments de détresse ou des périodes difficiles pourrait convenir à une discussion sur la santé mentale au travail. 

Gérer les attentes

  • Généralement, les organisations doivent atteindre certains objectifs commerciaux pour rester viable. Lorsque vous discutez de stratégies ou prenez des décisions avec vos équipes, il est raisonnable de poser la question suivante : « La stratégie ou la décision aide-t-elle les employés à respecter leurs objectifs ou rend-elle les choses plus difficiles? » Bien sûr, chaque employé doit savoir clairement quels sont ses objectifs si l’on veut répondre efficacement à cette question. Consultez la section Gestion du rendement encourageante pour obtenir de plus amples renseignements.
  • En établissant dès le départ des paramètres en termes de temps et de ressources disponibles, vous pouvez contribuer à gérer les attentes. Par exemple, si le budget pour votre projet s’élève à seulement 500 $ et que chaque membre de l’équipe ne peut y consacrer plus d’une heure par semaine, la discussion doit mettre l’accent sur ce qui est réaliste à la lumière de ces contraintes.
  • Lorsqu’un employé vous demande quelque chose qu’il ne sera peut-être pas possible de réaliser en raison des coûts ou du temps nécessaire, vous pouvez lui poser la question suivante : « Quel est l’objectif ultime de cette idée ? » Lorsqu’un objectif mesurable et pertinent est établi, demandez : « Comment pourrions-nous faire cela dans les limites du budget ou des contraintes de temps? » S’il est impossible de déterminer le besoin ou l’objectif sous-jacent, on peut chercher ensemble des stratégies de rechange au lieu d’écarter l’idée originale.
  • Tentez d’atteindre l’objectif énoncé et les résultats prévus de la discussion. Si vous y arrivez, il est beaucoup plus probable que la discussion sera fructueuse. Si vous avez une conversation difficile qui ne mène nulle part, référez-vous à l’objectif et aux résultats prévus afin de recentrer votre énergie.
  • Si un participant prend souvent la parole sans que sa contribution soit efficace, vous pouvez faire un commentaire encourageant tout en donnant aux autres l’occasion d’intervenir : «  Vous avez beaucoup à offrir; est-ce qu’on peut en discuter plus tard? Est-ce que quelqu’un d’autre veut s’exprimer maintenant? » Assurez-vous de faire le suivi plus tard avec la personne pour déterminer si le thème qu’elle souhaite aborder dépasse le cadre de la discussion.
  • Il peut arriver que vous n’avez pas beaucoup de connaissances sur le sujet qui fait l’objet de la discussion. Ce n’est pas grave. Donnez-vous le droit de le reconnaître en disant : « Je n’en sais pas beaucoup à ce sujet. Essayons de trouver des ressources afin d’être mieux informés. »

Permettre à chacun de se sentir écouté

  • Aidez chacun des membres de l’équipe à contribuer à la discussion.  Reconnaissez verbalement toute personne qui exprime une idée.
  • Gérez vos propres interventions et évitez les longs discours. Sachez clairement ce que vous souhaitez exprimer lorsque vous avez l’occasion de donner votre opinion.
  • Posez beaucoup de questions pour vous assurer que les participants comprennent ce que vous dites.
  • Assurez-vous que vous écoutez les autres, et que les membres de votre équipe voient que vous les écoutez. Pour ce faire, reformulez dans vos propres mots les questions, réponses et idées partagées par un participant.
  • Demandez aux membres de l’équipe si vous avez bien compris ce qu’ils ont dit. S’ils répondent par la négative, invitez-les à reformuler leur question ou commentaire. N’oubliez pas que lorsque les gens sont nerveux, ils ne trouvent pas toujours les mots pour exprimer clairement leur idée la première fois. Donnez au participant la possibilité de reformuler son idée.
  • Il est important de se rappeler que plusieurs personnes apprennent mieux lorsqu’elles font les choses elles-mêmes plutôt que lorsqu’on leur dit quoi faire. Si possible, demandez aux membres de l’équipe de tirer leurs propres conclusions pendant la discussion.

Parfois, les employés peuvent donner spontanément de l’information sur eux-mêmes durant une rencontre, incluant des renseignements sur leur vie personnelle, leur santé ou un problème de santé mentale. Bien que le partage d’information nous permette de mieux connaître les autres, cela peut aussi faire dérailler une discussion et entraîner des situations inconfortables. Si un membre de l’équipe donne de l’information personnelle, reconnaissez sa contribution à la discussion et affichez une attitude respectueuse, surtout si la personne devient émotive. Offrez-lui un mouchoir ou de l’eau et demandez-lui si elle veut continuer à participer à la réunion ou si elle préfère prendre une pause. Faites le suivi avec la personne le plus rapidement possible après la rencontre pour voir comment elle se sent; si elle a besoin d’en discuter plus à fond ou souhaite accéder à des ressources ou à du soutien, ou encore si vous devez gérer les réactions de l’équipe, consultez la page 22 de l’outil gratuit Promotion de la réussite du personnel pour avoir des suggestions de réponses aux questions ou aux préoccupations des collègues.

Donner de la rétroaction

  • Si un participant émet une idée et qu’il semble avoir une préoccupation à cet égard, faites un commentaire positif (« Merci de mettre cette idée sur la table ». « Merci de faire passer la discussion à une autre étape. »). Ensuite, donnez une suggestion : (« Pouvez-vous élaborer? » « Pouvez-vous aussi prendre ce concept en considération? »).
  • Donnez une critique constructive en suggérant une solution de rechange qui valorise les efforts, les idées, la créativité ou la participation. (« Merci pour ce commentaire – d’après vous, comment pourrait-on composer avec les pressions temporelles auxquelles nous faisons face? », au lieu de dire : « Cela ne fonctionnera pas parce que personne n’a le temps de le faire. »)

Améliorer la compréhension

  • Souvenez-vous que les membres de l’équipe n’ont peut-être pas été exposés autant que vous aux concepts, aux acronymes et aux termes techniques employés dans la discussion. Parlez simplement afin qu’il n’y ait pas d’obstacle à la compréhension.
  • Évitez d’utiliser des termes très techniques et lorsque vous êtes obligé de le faire, assurez-vous de les définir de façon à ce que des néophytes en comprennent la signification.

Aborder les attitudes négatives ou le cynisme

  • Certains participants peuvent penser que leur implication a très peu d’impact (voire même aucun) sur l’amélioration durable. Si c’est le cas, reconnaissez-le dès le départ et demandez aux membres de l’équipe s’ils souhaitent que cette discussion ait un résultat différent, peu importe ce qui est arrivé auparavant.
  • Si vous acceptez de dire que tout n’a pas été parfait dans le passé — même si les réussites ou échecs étaient hors de votre contrôle — et exprimez sincèrement votre désir de changer les choses dans l’avenir, il sera peut-être plus facile d’obtenir l’engagement des participants.
  • Si un participant parle de façon négative, posez-lui la question suivante : « Comment pouvons-nous faire les choses différemment? », « Qu’est-ce qui fonctionnerait mieux selon vous? », « Comment pouvons-nous agir de façon plus saine? » « Que considérez-vous comme un résultat positif? ».
  • Si un participant repousse les suggestions positives ou présente des demandes qui sont déraisonnables, tentez de déterminer ce qui est à l’origine de l’attitude de cette personne en lui posant des questions comme : « Selon vous, quel résultat est important? », « À quoi ressemblerait la réussite ? », « Si nous faisions ce que vous suggérez, quel serait le résultat? », « Y a-t-il une autre façon d’obtenir le même résultat? ».

Parfois, les gens ont besoin de plus de temps pour se sentir écoutés et compris avant d’accepter des changements. Si vous sentez que certaines personnes s’entêtent et qu’il est fort probable qu’elles ne changeront pas d’idée, vous pouvez dire ceci : « Je vois que nous sommes dans une impasse. Il faudra possiblement discuter de cette situation plus en profondeur à un autre moment. » Assurez-vous de bien cerner le problème et mettez-le à l’ordre du jour de la prochaine rencontre. Vous pouvez aussi approcher la personne et lui offrir de poursuivre la discussion à deux afin de faire en sorte qu’elle se sente écoutée et comprise.

Résoudre les conflits

  • Une discussion sera plus difficile si deux personnes ou plus vivent un conflit. Avant d’avoir des discussions d’équipe efficaces, cherchez à résoudre les conflits existants entre les membres de l’équipe. Dans la section Résolution de conflit, vous trouverez également d’autres conseils pour faciliter les discussions avec les équipes.

Synthèse positive

  • Les rencontres qui prennent beaucoup de temps sans que l’on obtienne de résultats concrets font souvent l’objet de critiques. Celles qui sont bien dirigées et qui donnent lieu à des résultats positifs et à des décisions claires peuvent s’avérer utiles pour chaque personne.
  • Remerciez les membres de l’équipe pour avoir donné leur opinion et dites clairement à quel point ils sont importants pour le succès de l’équipe et de l’organisation.