Résumé : Ce cadre de référence propose des recommandations politiques liées à l’incidence potentielle sur la santé et la sécurité psychologiques. Il couvre les cinq éléments d'une approche de gestion normalisée (politique, planification, mise en œuvre, vérification et examen), et les applique aux différents stades du cycle de vie de l'emploi.

Un groupe de dirigeants d'entreprise et de dirigeants syndicaux, de professionnels de la santé et de la sécurité au travail, de représentants d'organismes gouvernementaux et d'experts en matière de lois et de politiques se sont réunis pour examiner les implications de l'article du docteur Martin Shain intitulé « Une bataille juridique tout à fait légitime. Des systèmes convergents exercent une pression à la hausse sur la création de milieux de travail sains sur le plan psychologique ». Le groupe avait pour mission de déterminer ce que les employeurs doivent savoir ou à quels moyens ils doivent avoir accès afin d'offrir un milieu de travail psychologiquement sécuritaire dans le contexte économique actuel. Le compte rendu complet est aussi disponible ici.

L’adaptation suivante prend les cinq éléments d'une approche de gestion normalisée (politique, planification, mise en œuvre, vérification et examen) et les applique à différents stades du cycle de vie de l'emploi.

Utilisez le tableau ci-dessous pour vous guider dans votre propre processus de planification politiue et d'examen.

Les cinq éléments assortis des recommandations proposées pour chaque catégorie

Politique et engagement

Recrutement et embauche

  • Définir un « milieu de travail psychologiquement sain » pour les nouvelles recrues.
  • Présenter les valeurs de l'organisation et expliquer la façon dont celle-ci les mesurera ou les fera respecter.
  • Faire clairement savoir que l'organisation ne tolérera aucune atteinte à la santé mentale de ses employés, que ce soit par négligence, inconsciemment ou intentionnellement.

Orientation et formation

  • Exiger que les valeurs de l'organisation soient intégrées dans le processus d'orientation et dans toutes les approches de formation.

Évaluation, gestion du rendement, discipline et avancement

  • Exiger que les cadres dirigeants et les responsables de la gouvernance fassent la promotion des valeurs organisationnelles en prêchant par l'exemple.

Intervention, incluant en temps de crise

  • Exiger l'adoption de normes claires en matière d'intervention en cas de crise.

Mesures d'aménagement et retour au travail

  • Connaître et respecter la législation relative aux droits de la personne et à la protection des personnes handicapées.

Réaffectation et cessation de l'emploi

  • Veiller à ce que les dirigeants soient présents sur place et communiquent efficacement durant les périodes de mise à pied et de réaffectation.

Structure organisationnelle

  • Considérer l'incidence psychologique éventuelle des méthodes de gouvernance, des nouvelles approches en matière de développement et des structures organisationnelles existantes.
  • Exiger l'intégration de la notion de sécurité psychologique aux programmes actuels et futurs.

AMÉNAGEMENT DES TÂCHES

  • La politique organisationnelle doit englober un processus permettant d'évaluer la mesure dans laquelle l'aménagement des tâches favorise la santé et la sécurité (p. ex., l'évaluation des risques liés au travail et l'analyse de l'effort cognitif).

Planification

Recrutement et embauche

  • Tenir compte de l'intelligence émotionnelle en sélectionnant et en promouvant les collaborateurs chargés de superviser ou de soutenir les employés.
  • Veiller à ce que le processus d'embauche prenne en compte la sécurité psychologique des candidats.

Orientation et formation

  • Évaluer les incidences possibles de tous les processus d'orientation et de formation (ou de leur absence) sur la sécurité psychologique des employés.

ÉVALUATION, GESTION DU RENDEMENT, DISCIPLINE ET AVANCEMENT

  • Instaurer un mécanisme mettant la sécurité psychologique au centre de l'approche en matière de gestion, d'évaluation, de discipline et d'avancement professionnel.

Intervention, incluant en temps de crise

  • S'assurer que les programmes d'intervention d'urgence tiennent compte des besoins particuliers des personnes ayant des difficultés liées à la santé mentale et des effets psychologiques d'une crise sur l'ensemble des employés.

Mesures d'aménagement et retour au travail

  • Déterminer les possibilités d'aménagement permettant de s'attaquer aux problèmes liés à la communication, à la rétroaction, aux directives, aux relations, aux déclencheurs et aux facteurs stressants sur les lieux de travail et d'aborder les approches centrées sur la tâche.
  • Étudier l'incidence sur les autres employés durant la planification des mesures d'aménagement et de retour au travail.
  • Lever ou réduire de façon proactive les obstacles liés à la sécurité et au soutien psychologiques sur les lieux de travail.

Réaffectation et cessation de l'emploi

  • Explorer les ressources offertes par les collectivités, les organisations ou les fournisseurs d'avantages sociaux ou les prestataires externes pour connaître les approches et les mesures de soutien visant les employés qui perdent leur emploi.
  • Évaluer les répercussions psychologiques de la réduction des effectifs, des mises à pied ou des réaffectations sur les « survivants ». 
  • Durant les changements importants, analyser les répercussions psychologiques de la précarité de l'emploi, du manque de clarté des rôles, de la concurrence ou de la collaboration avec les nouvelles recrues et des attentes ou des valeurs en évolution ou mal définies.

Structure organisationnelle

  • Recueillir les données qui aideront à orienter l'évolution de la structure organisationnelle, en mettant notamment l'accent sur l'incidence psychologique. 
  • Analyser les données et mettre à contribution toutes les parties prenantes pour élaborer des approches de rechange.
  • Tenir compte de l'incidence psychologique de la boucle de communication et de rétroaction, de la pérennité d'emploi, de la clarté des rôles, des niveaux de concurrence et de collaboration, et de la clarté des attentes, des valeurs et des politiques.

AMÉNAGEMENT DES TÂCHES

  • Planifier/examiner les postes pour veiller à évaluer les exigences psychologiques et assurer la sécurité psychologique.

Mise en œuvre et gestion

Recrutement et embauche

  • Discuter des mesures d'aménagement et de soutien au sein de l'organisation, ainsi que de la démarche permettant de bénéficier de l'assistance sur les lieux de travail.
  • Définir les attentes ou les normes culturelles et sociales au sein de l'organisation.
  • Renforcer le confort psychologique en envisageant diverses options de recrutement, par exemple :
    • présenter d'avance le processus d'entrevue;
    • fournir les questions écrites lors de l'entrevue;
    • offrir un choix entre un entretien en chaîne et un entretien devant un comité.

Orientation et formation

  • Concevoir un programme d'orientation prenant en compte les aspects du poste liés à la santé mentale, la culture de l'entreprise, le rythme du changement dans l'organisation, la mise en pratique des valeurs organisationnelles et la façon de bénéficier de mesures de soutien et d'aménagement.
  • Mettre en place un processus de perfectionnement des gestionnaires axé sur la sensibilisation à l'égard de la santé et des maladies mentales, le développement des compétences interpersonnelles, l'accès juste-à-temps aux ressources et l'accompagnement/le mentorat.
  • Raccourcir le processus d'orientation en cas de changements visant les postes au sein de l'organisation.

ÉVALUATION, GESTION DU RENDEMENT, DISCIPLINE ET AVANCEMENT

  • Veiller à ce que les responsables de la gestion de personnes répondent aux critères minimaux en matière d'intelligence émotionnelle ou bénéficient du soutien permettant d'acquérir cette compétence.
  • Créer un mécanisme de gestion du rendement qui permet d'éliminer le risque de problèmes de santé avant l'adoption de mesures disciplinaires et qui mise sur les méthodes axées sur la solution pour aborder les difficultés liées aux employés.
  • Faire participer les employés à l'élaboration de solutions qui leur facilitent l'accomplissement des tâches dont ils sont chargés.
  • Aider les superviseurs et les gestionnaires à repérer et à résoudre les problèmes sur les lieux de travail de manière rapide et durable.

Intervention, incluant en temps de crise

  • Élaborer des programmes de prévention des crises.
  • Élaborer des programmes d'intervention pour aider les employés en difficulté.
  • Les programmes d'aide aux employés doivent être adaptés à votre organisation.

Mesures d'aménagement et retour au travail

  • Élaborer un processus de retour au travail qui tient compte des incidences psychologiques, même en cas de blessures ou de maladies physiques. 
  • Envisager d'offrir un cours de recyclage ou une nouvelle formation après toute absence de deux mois ou plus, ou en cas de changement des processus ou des procédures.
  • Élaborer une approche en matière d'aménagement qui fait participer pleinement l'employé à la recherche de solutions favorisant son efficacité professionnelle.
  • Aider les superviseurs à connaître et à soutenir tous les aspects nécessaires pour faciliter le retour au travail, notamment les changements liés à la communication et à la rétroaction.

Réaffectation et cessation de l'emploi

  • Offrir des programmes de formation ciblés aux collaborateurs qui gèrent le changement organisationnel et à ceux qui se chargent des départs.
  • Mettre à disposition les ressources nécessaires pour aider les employés à surmonter le choc émotif et à rechercher un nouvel emploi.
  • Prendre en compte les besoins de ceux qui souffrent de problèmes de santé mentale au moment de la cessation d'emploi et la sécurité psychologique des employés licenciés.

Structure organisationnelle

  • Assurer la sécurité psychologique pour tous les postes, dont ceux visés par des approches atypiques, comme le télétravail, le travail en solitaire et d'autres modalités de travail flexibles.

AMÉNAGEMENT DES TÂCHES

  • L'aménagement des tâches pour les employés occupant des postes de supervision ou de gestion doit prévoir un temps suffisant pour offrir un milieu de travail psychologiquement sain.

Vérification et mesures correctives

Recrutement et embauche

  • Au bout de trois à six mois, effectuer une analyse pour déterminer si le nouvel employé convient au poste afin d'évaluer l'efficacité des pratiques de recrutement.
  • Mesurer le degré de satisfaction et d'engagement, ainsi que le rendement de l'employé.
  • Envisager un bref sondage pour obtenir une rétroaction sur le processus de recrutement en vue d'améliorer celui-ci.
  • Au besoin, fournir la formation et le soutien nécessaires.
  • Si des changements s'imposent, procéder à un autre examen au bout de trois à six mois, si besoin est.

Orientation et formation

  • Exiger que toutes les activités de formation et d'orientation soient évaluées pour déterminer leur incidence sur le comportement du stagiaire et des autres employés, ainsi que leurs résultats. 
  • Se renseigner sur les difficultés rencontrées lors du recrutement pour savoir comment améliorer les méthodes d'orientation et de formation.
  • Se renseigner sur les exigences en matière de formation et sur la formation d'appoint pour connaître les besoins.

ÉVALUATION, GESTION DU RENDEMENT, DISCIPLINE ET AVANCEMENT

  • Surveiller régulièrement la productivité en mesurant les résultats plutôt que les efforts (comme le simple fait de se présenter au bureau tous les jours ou d'y rester après les heures de travail normales).
  • Analyser les facteurs externes influant sur le rendement, comme les pressions économiques, les difficultés familiales, les désastres collectifs, ainsi que les conflits avec des collègues et les contraintes organisationnelles.

Intervention, incluant en temps de crise

  • Évaluer l'efficacité des programmes et leur capacité de répondre aux besoins de l'organisation.

Mesures d'aménagement et retour au travail

  • Faire le suivi des retours au travail pendant au moins les six premiers mois.
  • Faire le suivi des mesures d'aménagement au moins une fois par an pour s'assurer qu'il s'agit toujours de la solution optimale.
  • Vérifier si les besoins sont comblés.

Réaffectation et cessation de l'emploi

  • Solliciter la rétroaction des employés licenciés (entrevue de départ) et des employés maintenus à leur poste sur leur perception de la façon dont l'entreprise a réagi à la mise à pied ou à la réaffectation. 

Structure organisationnelle

  • Soumettre tous les programmes à une vérification afin de s'assurer que les aspects psychologiques sont mesurés et pris en charge à intervalles réguliers.

AMÉNAGEMENT DES TÂCHES

  • Solliciter une rétroaction des titulaires des postes pour déterminer si l'aménagement des tâches est psychologiquement sain et clairement défini.
  • Au besoin, apporter des changements.

Examen

Recrutement et embauche

  • Examen annuel de l'ensemble des pratiques de recrutement et analyse des résultats. 

Orientation et formation

  • Procéder à des examens planifiés des approches d'orientation et de formation à l'échelle de l'organisation, des services et des postes, et comparer les résultats avec ceux des autres mesures en matière de sécurité psychologique et d'engagement.

ÉVALUATION, GESTION DU RENDEMENT, DISCIPLINE ET AVANCEMENT

  • Examiner l'incidence des divers systèmes de gestion et d'évaluation et déterminer s'ils produisent les résultats escomptés. 
  • Envisager des projets pilotes en vue de mettre à l'essai de nouvelles approches.

Intervention, incluant en temps de crise

  • Examiner tous les programmes, explorer des synergies et cerner les lacunes.

Mesures d'aménagement et retour au travail

  • Chaque année, étudier les modifications apportées aux lois relatives aux droits de la personne ou à la protection des personnes handicapées et évaluer l'efficacité de la démarche du point de vue des employés et des superviseurs.
  • Apporter les changements nécessaires.

Réaffectation et cessation de l'emploi

  • Se préparer à des situations futures éventuelles en établissant des plans ou réfléchir aux prochaines étapes si l'événement a déjà eu lieu.

Structure organisationnelle

  • Examiner les résultats à l'aide d'un cadre d'amélioration continue.

AMÉNAGEMENT DES TÂCHES

  • Réexaminer l'aménagement des tâches lorsque de nouveaux postes sont créés ou lorsque les postes existants subissent des changements importants.